Organiser des événements internes : un défi souvent sous-estimé
L’organisation d’événements en entreprise est un sujet crucial, mais souvent perçu comme une simple tâche logistique. En réalité, c’est un véritable casse-tête : coordination des prestataires, respect du budget, gestion des imprévus… et surtout, le tout sans que cela empiète sur le temps des équipes en interne.
Chez Orange, ce défi s’est posé avec encore plus d’ampleur : comment organiser 31 petits-déjeuners de Noël simultanément, sur 31 sites différents, tout en garantissant une expérience homogène pour tous les collaborateurs ?
Quelques semaines plus tard, l’entreprise nous confiait aussi l’organisation des vœux 2025 sur 23 sites. Un pari osé, mais un pari réussi. Voici comment Tcheen a relevé ce défi.
1. Le point de départ : une organisation chronophage et complexe
Chez Orange, comme dans beaucoup de grandes entreprises, les événements internes sont souvent gérés par des équipes en charge des services généraux, des ressources humaines ou de la communication interne.
Le problème ? Ce n’est pas leur métier.
Avant Tcheen, l’organisation ressemblait à ça :
❌ Trop d’interlocuteurs : prestataires différents selon les villes, devis multiples à comparer…
❌ Un temps considérable à mobiliser : recherche de fournisseurs, négociation, suivi des livraisons…
❌ Des incertitudes sur la qualité : comment garantir que tous les sites bénéficient du même service ?
Il devenait évident que gérer ces événements en interne n’était ni optimal ni rentable.
2. La solution Tcheen : externaliser pour simplifier
Orange a donc décidé de tester notre solution d’externalisation complète pour ses événements multi-sites. L’objectif ? Un service fluide, sans prise de tête, et un budget maîtrisé.
Une approche sur-mesure et efficace
Nous avons construit une offre clé en main, avec une méthodologie éprouvée :
🔹 Un interlocuteur unique pour Orange, pour éviter la dispersion des échanges.
🔹 Une sélection de prestataires locaux respectant des critères de qualité et d’écoresponsabilité.
🔹 Une logistique optimisée pour garantir des livraisons synchronisées sur l’ensemble des sites.
🔹 Un suivi rigoureux avant, pendant et après l’événement.
Des engagements forts pour des événements plus responsables
Orange partage nos valeurs en matière de RSE et a été particulièrement sensible à notre approche :
🌱 Des fournisseurs engagés (produits bio, labellisés, circuits courts…)
📦 Une réduction des déchets (emballages compostables, limitation du plastique)
🚛 Une logistique pensée pour limiter l’impact carbone
En quelques jours, tout était cadré. Les équipes d’Orange n’avaient plus qu’à valider les choix et se laisser porter.
3. Les résultats : gain de temps, efficacité et sérénité
Avec Tcheen, Orange a pu optimiser son organisation sans mobiliser ses équipes internes.
Petit-déjeuners de Noël : un succès immédiat
🎄 31 sites couverts simultanément
👥 1025 collaborateurs servis sans accroc
🕰️ Un temps de gestion réduit à presque zéro pour Orange
La satisfaction étant au rendez-vous, ils nous ont immédiatement confié leurs événements de vœux 2025.
Vœux 2025 : un deuxième test concluant
🎤 23 sites couverts pour des événements en simultané
🍰 995 galettes des rois livrées, avec café, thé et jus de fruits
🌍 Une cohérence parfaite et un engagement RSE respecté
Et surtout, des équipes soulagées de ne pas avoir à gérer toute cette logistique en interne.
💬 “Un énorme gain de temps pour nos équipes. Tout était fluide, carré et aligné avec notre démarche RSE. On ne reviendra pas en arrière !”
4. Pourquoi externaliser l’organisation de vos événements ?
Ce cas client illustre parfaitement les bénéfices concrets de l’externalisation événementielle :
✔️ Un stress en moins : fini les heures passées à jongler entre devis et plannings.
✔️ Un budget optimisé : pas de mauvaises surprises, tout est cadré dès le départ.
✔️ Une organisation fluide : un interlocuteur unique pour tout gérer.
✔️ Des événements plus éco-responsables : qualité, engagement RSE et impact réduit.
Et si vous faisiez pareil ?
🎯 Imaginez : plus besoin de gérer chaque détail, plus de stress de dernière minute.
🎯 Un service clé en main, pensé pour s’adapter aux besoins de votre entreprise.
🎯 Une seule chose à faire : nous dire ce que vous voulez, et on s’occupe du reste.
📅 Envie d’en savoir plus ? 👉 Découvrez notre offre d’externalisation ici
