Les étapes clés pour organiser un événement d’entreprise éco-responsable sous contrôle 🌳

Vous êtes l’heureux organisateur ou organisatrice d’un lancement de produit, d’un séminaire, ou encore d’une expo. Laissez-nous deviner, vous ne savez pas par où commencer dans l’organisation de votre événement professionnel ?

 

Si on vous dit événement éco-responsable, fort est à parier que vous penserez fête « champêtre », esprit « bucolique » et décoration « bottes de foin ».

 

Alors tout ça semble bien entendu merveilleux, mais pour autant, peut-on dire qu'il s'agira là d'une fête éco-responsable ?

 

On nous dit dans l’oreillette que vous n’êtes pas détenteur d’un bachelor ou d’un master en organisation d’événements ? Pas de stress, notre équipe vous propose dans cet article une méthodologie clé en main de réflexion pour organiser vos événements. Allez, en avant les explications !

 

 

Quel est le contexte événementiel ?

 

Parce que vous n’organiserez pas une soirée de gala comme vous organiserez l’arbre de noël de votre entreprise, connaître l’objectif vous permettra de cibler vos recherches. Voici quelques exemples :

 

1. Séminaire, réunion ou journée d’étude => contexte sérieux pour travailler en équipe de façon performante

 

• Le lieu : une salle de réunion équipée pour les professionnels : wifi, vidéoprojecteur, tableaux et paper bord, tables et chaises ergonomiques disposées en U, lumière naturelle, isolation phonique, etc.

• La solution traiteur : des plateaux repas livrés sur place devraient répondre aux attentes des convives.

 

2. Plénière, lancement de produit, soirée annuelle, inauguration => contexte moins sérieux, visant à faire passer des messages clés tout En améliorant les relations publiques

 

• Le lieu : les fonctionnalités de la salle de réception importent peu. Privilégiez d’avoir un accès facilité vers l’extérieur pour favoriser la convivialité.

• La solution traiteur : un format cocktail dinatoire ou un buffet seront parfaits

 

3. Team building, soirée des partenaires => contexte convivial pour créer du lien entre les collaborateurs / partenaires et fédérer les équipes

 

• Le lieu : tout est permis ! Vous pouvez être créatif et chercher un lieu atypique, insolite et festif ! Vous vous en doutez, un cadre exceptionnel sera un atout majeur pour marquer les esprits !

• La solution traiteur : pour un résultat ludique misez sur des foodtrucks, animations culinaires, cocktails, etc. Résultat convivial assuré ! 

 

Conseil Tcheen : essayez de faire rentrer votre événement dans une « case » pour cibler au mieux vos recherches de prestataires (location de salle, traiteur, location de matériel, etc.)

 

À qui s’adresse l’événement ?

 

L’objectif n’est pas que le résultat soit à votre image, mais à l’image des participants ! Que l’événement soit haut de gamme ou non, les participants sont vos stars car ils sont tous les VIP de l’événement ! Vous êtes le chef de projet, et devez agir comme un event planer.

 

Conseil Tcheen : nous savons que ce ne sera pas toujours évident … Mais essayez au maximum de penser et prendre des décisions en vous mettant dans la peau d’un de vos participants.

 

Quel est votre cahier des charges minimal ?

 

Soyons pragmatiques : vous ne pourrez certainement pas réunir un spectacle vivant, un aquarium, des photobooths montgolfières, et des activités ludiques dans une péniche, le tout pour un budget réduit ! L’exercice consiste à lister sur une page blanche les contraintes et données principales que vous devrez respecter :

 

• Le type d’événement ?

• Votre budget ?

• Le format : dîner assis ou apéritif ?

• Le nombre de participants ?

 

Conseil Tcheen : laissez libre cours à votre imagination et pensez à cadrer les attentes de votre mandataire avant de demander des devis

 

Connaissez-vous l’art des rétroplannings ?

 

Il s’agit de lister puis planifier par ordre logique les tâches opérationnelles. L’avantage pour la bonne conduite de votre événement ? Éviter de mettre votre résistance au stress à rude épreuve lors de l’événement ! Par exemple :

 

• Est-ce à vous d’envoyer les invitations ?

• Faudra-t-il prévoir des badges ?

• Devez-vous présenter une grande sélection de choix de prestataires ou une shortlist à votre mandataire ?

• En cas de soirée dansante ou d’animation musicale, avez-vous pensé aux droits SACEM ?

 

Conseil Tcheen : Valider un cahier des charges minimal avant de commencer vos recherches vous évitera de tourner en rond. Cela semble fastidieux, mais croyez-nous, c’est du temps gagné pour la suite !

 

 

Quel est votre objectif caché en organisant un événement professionnel ?

 

Lorsque vous organisez un événement, vous en espérez des retombées. Elles peuvent être commerciales ou sociales, comme par exemple renforcer la cohésion et motiver les équipes. Voici quelques exemples concrets :

 

• La direction souhaite mettre les petits plats dans les grands pour les vœux de fin d’année. Est-ce pour faire passer un message comme une nouvelle image de marque ? De nouvelles valeurs ? Récompenser les équipes du travail accompli ?

• Le service communication organise des journées portes ouvertes. Souhaitent-ils atteindre une nouvelle cible de prospects ou fidéliser les clients acquis ? Souhaitent-ils convaincre des partenaires publics de l’engagement territorial de votre société ?

 

Conseil Tcheen : connaître le but caché de l’événement peut vous sembler inapproprié, voire peu utile dans l’organisation des préparatifs. Imaginez la cata si le but était d’annoncer subtilement un changement d’image plus green et que vous êtes passé rapidement sur le choix du traiteur … Espérons que le résultat tombe juste (pas de verrines plastiques, etc.) !

 

Vous voilà armé(e) pour trouver le lieu idéal, la solution traiteur adapté et l'ensemble des composantes d'un événement réussi ! Les agences événementielles ont du souci à se faire, quelques clics sur TCHEEN et vous n’aurez plus besoin de leurs services ! Nous espérons qu’organiser votre événement sera un jeu d’enfant pour vous !

 

Comment organiser une fête vraiment écoresponsable et quels en sont les avantages ?

 

Tout d’abord, il faut avoir conscience qu’organiser un événement vert n’est pas inné ou uniquement lié au choix de la décoration. C’est une réelle démarche à entreprendre pour un choix positif afin de réduire son empreinte carbone : c’est un acte social responsable qui demande des efforts et un engagement !

 

Selon la Commission Européenne, plus de 80% des déchets marins sont en plastique et il s’en déverse plus de 250 kg chaque seconde dans l’océan !

 

Il faut savoir également que 70% de nos déchets plastiques proviennent de nos mauvaises habitudes…

 

Comment adopter une attitude événementielle plus durable ?

 

Si vous n’êtes plus (ou pas) à convaincre, sachez que nous avons gardé au chaud de bonnes nouvelles ! Tout d’abord, nous pouvons tous changer nos habitudes ! Il est possible de faire attention à son impact environnemental tout en se faisant plaisir et en s’amusant. Parce que nous devons agir collectivement pour réduire l’impact écologique de nos activités événementielles.

 

Bien sûr, nous ne serons pas "100% écolo" dès la première manifestation, mais chaque geste compte, alors pourquoi ne pas commencer par un séminaire d'entreprise éco-responsable ? Chez Tcheen, nous sommes persuadés que s'engager dans une démarche événementielle plus verte c'est comme apprendre à faire du vélo ! Ce qui compte, c’est de se lancer en mettant en place des actions simples ! D’autant plus qu’il n’y a pas de solution miracle, c’est un ensemble d’actions et pratiques qui rendront vos modes de consommation plus durables et ajouteront du vert dans votre vie, et par ricochet, dans la vie de tous les participants à vos événements !

 

Allez, pour vous accompagner, nous vous proposons ici quelques bonnes pratiques et exemples, en fonction de votre niveau d’avancement. Même l’intégration de quelques bonnes pratiques dans votre organisation vous permettrons de réduire votre impact global. Pour ce qui est de la planète, tout effort est bon à prendre ! Pour ne pas se décourager, nous vous conseillons de vous fixer des objectifs progressifs et atteignables. N'oubliez pas : un déchet de moins est un déchet de gagné pour la planète !

 

Et parce que s'engager pour la planète, c'est du sport au quotidien, nous vous proposons des niveaux progressifs en fonction de vos aptitudes "sportives", comme aux jeux olympiques ;)

 

 

BONNE PRATIQUE 1 : Les produits (nourriture et boisson)

 

Pour simplifier les choses, chez Tcheen nous appelons produit de qualité des produits qui sont locaux (distance de transport inférieure à 250 km), de saison, frais (non congelés) et provenant de producteurs travaillant en agriculture raisonnée, ayant un label bio ou équivalent.

 

• Action de bronze : de 20 à 60% de produits de qualité

• Action d’argent : de 60 à 80% de produits de qualité

• Action d’or : de 80 à 100% de produits de qualité

 

 

BONNE PRATIQUE 2 : La vaisselle et les emballages

 

• Action de bronze : des produits à base de plastique biodégradable

• Action d’argent : des produits à base de matières compostables

• Action d’or : pas de vaisselle jetable et pas d’emballages. Des matières premières achetées en vrac et de la vaisselle lavable consignée

 

 

BONNE PRATIQUE 3 : Les produits ménagers : liquide vaisselle, savons, produits nettoyants de maison

 

 

• Action de bronze : Produits ménagers labélisés (ECO label, etc.)

• Action d’argent : des produits 100% écologiques ou faits maison à partir de produits non nocifs pour l’environnement (ex : le vinaigre blanc)

• Action d’or : ne vous nettoyez plus ! Petite plaisanterie bien sûr, pour cette rubrique on se contentera du niveau d’argent 😉

 

 

PRATIQUE 4 : Le recyclage des déchets

 

• Action de bronze : tri sélectif des déchets lors de leur préparation

• Action d’argent : tri sélectif et compostage des déchets verts lors de leur préparation

• Action d’or : tri sélectif et compostage des déchets verts lors de leur préparation + sur le lieu de l’événement !

 

Petits Padawns, vous avez toutes les clés pour devenir un as de l’organisation d’événements écoresponsables ! On ne doute pas qu'appliquer ces pratiques dans l'organisation de vos événements vous aidera à adopter une nouvelle démarche green.

 

Pour autant, si nos conseils ne vous éclairent pas plus, que vous n'avez pas de temps (et d'argent) à dépenser. Alors on a une solution à vous présenter sur un plateau d'argent !

 

 

Comment faire pour rendre mon événement plus éco-responsable en faisant le moins d'effort possible ?

 

Sur Tcheen, vous pouvez vous fier aux informations environnementales présentées sur chaque fiche prestataire. Nous effectuons un travail d'analyse des pratiques de chaque prestataire pour les transformer en critères de notation simples et ainsi faciliter la communication environnementale. Donc sur Tcheen, pas de stress, fiés vous aux critères environnementaux pour faire un choix éclairé et engagé !

 

Et n'oubliez pas, que ce soit en matière d'événement ou de modes de consommations courants, nous avons tous le même objectif : réduire nos émissions de gaz à effet de serre en faveur du développement durable !

 

Nous espérons que cet article vous ouvrira la porte vers de nombreux événements green ! Nous vous avons communiqués plusieurs infos clés : alors laquelle utilisez-vous pour votre événement ? Nous attendons vos réponses en commentaires !

 

N'hésitez pas à nous partager vos photos sur les réseaux avec le #GreenTcheen ! Vous pouvez nous joindre sur bonjour@tcheen.com, un membre de notre équipe vous répondra avec plaisir. 😊

 

À bientôt sur Tcheen 🌱