On ne s’improvise pas organisateur d’événements, mais heureusement, cet article a pour vocation de répondre à un maximum de vos questions quant à l’organisation d’une journée ou soirée mémorable ! Pour cela, régularité et anticipation seront les maîtres-mots !📋Avec l’approche de l’événement, le stress et les contre-temps de dernière minute, vous risquez de perdre le fil et de passer à côté d’éléments importants. C’est tout à fait humain, ne vous inquiétez pas… 🙂Vous trouverez toutes les informations sur l’organisation d’un événement original et éco-responsable juste ici ! 

Sinon, rendez-vous sur Tcheen pour réserver tous vos prestataires événementiel sans frais supplémentaire. Vous y trouverez des lieux, traiteurs, foodtrucks, boissons, animations, décorations et services divers 🤩

💡Ne pas oublier :

• Inclure l’éco-responsabilité dès la conception de l’événement
• Communiquer sur ses choix
• Sensibiliser le public
• Les petits ruisseaux font les grandes rivières ! Chaque petite action compte !

5 questions pour définir le cadre de son événement

1️⃣ Quel est votre objectif ?

Pourquoi organiser vous cet événement ? Quelle est votre motivation principale ? Voici quelques inspirations !

• Événement B2C :
  • Célébrer une réussite, un heureux événement
  • Fêter un anniversaire
  • Célébrer une union
    

     

    
    
• Événement B2B :
  • Motiver ou remercier ses équipes
  • Partager des informations à ses clients, ses parties prenantes
  • Lancer un nouveau produit
  • Rencontrer des acteurs locaux
  • Sensibiliser sur un domaine spécifique
  • Augmenter sa notoriété (via les réseaux sociaux)

2️⃣ Quel type d’événement ? 

Dans le cadre privé, il y a toujours une bonne occas’ de faire la fête ! Anniversaire, garden party, mariage, PACS, baby-shower, fêtes religieuses…

⚠️ Dans le cadre de l’entreprise, profitez des repas (petit déjeuner, déjeuner, cocktail) pour découvrir vos collaborateurs ! D’autres événements sont aussi sources de grandes fêtes : lancement de produit, portes ouvertes… Pour finir, les séminaires, journées de formation, voyages et team building seront l’occasion d’avancer sur des sujets en dehors du cadre de l’entreprise !

3️⃣ Quel événement d’entreprise choisir ?

Petit dej : opération motivation !

• Plus d’efficacité le matin
• Durée courte du rendez-vous
• Faciliter le contact entre collaborateurs

Déjeuner d’entreprise :

• Transmettre la vision/l’esprit de l’entreprise
• Temps de travail « passif » propice aux brainstormings
• Élément festif aidant à la motivation des collaborateurs

Soirée cocktail et afterwork :

• Intégrer les nouveaux collaborateurs
• Mettre en valeur les salariés (chaque service peut l’organiser tour à tour)
• Enrichir son réseau professionnel

Séminaire d’entreprise et teambuilding :

• Consolide les liens entre collaborateurs
• Réfléchir à l’entreprise en dehors du cadre de travail
• Renforcer la marque employeur de son entreprise

Conférence ouverte à l’extérieur :

• Renforcer sa position sur un marché
• Créer une communauté engagée
• Échanger sur des problématiques

4️⃣ Quel est le bon moment pour son événement ?

En semaine ou le week end ? La journée ou le soir ? En été pour profiter de l’extérieur, ou en hiver pour une ambiance plus cocooning ?

⚠️ Toutes ces informations sont bien entendu à déterminer en amont de l’événement, et devront s’adapter à votre cible car un maximum d’invités doivent être dispo sur vos créneaux d’événement.

5️⃣ Quel budget avez-vous ?

Avant d’organiser quoi que ce soit et de rêver à un événement grandiose, vous devez budgétiser votre événement.

Notre conseil : allouez un budget par pôle de dépense (lieux, nourriture, boissons, animation, hébergement…).

Cela vous permettra de mieux identifier l’avancement de vos dépenses et de hiérarchiser vos dépenses selon les pôles les plus importants !

⚠️ Attention aux coûts cachés ! Mobilier, décoration, goodies, ménage … autant d’éléments auxquels on ne pense pas au démarrage !

Pensez aussi à regarder en amont le calendrier des jours fériés, des ponts, des vacances scolaires !

Le choix du thème

Ce thème sera par la suite le fil conducteur dans vos communications, dans le storytelling que vous souhaiterez mettre en place en amont de l’événement, ainsi que dans le choix des décorations, de la nourriture et des animations !

1. Votre cible
   Qu’il s’agisse d’un événement d’entreprise ou un événement privé, il faudra donc l’adapter à votre public, ni trop « enfantin », ni trop décalé… À vous de juger !
   

    

   
   
2. Le lieu choisi ou à choisir
   Devez-vous adapter votre thème à votre lieu, ou adapter le lieu à votre thème ? That is the question ! Réfléchissez aux deux éléments en parallèle, pour conserver un lien logique dans votre organisation !
    
3. La saison
   Ce facteur est souvent oublié, car l’événement est organisé en amont. Une soirée plage en plein mois de décembre donnera un air exotique à votre événement, mais une soirée en combi de ski en plein été passera un peu moins auprès de vos invités !
    
4. Votre budget
   C’est un facteur déterminant (louer beaucoup de mobilier influencera forcément le coût de votre événement)

Le rétroplanning

S’il est rempli consciencieusement, il deviendra vite votre ange gardien !

En effet, en détaillant chaque étape importante, de l’ébauche de l’événement à sa concrétisation, il vous suffira de suivre votre planning.

⚠️ Pour plus de productivité, nous vous conseillons aussi de décomposer les grandes taches en sous éléments plus rapides à réaliser. C’est la clé de la réussite !

Définir les responsables

Pour organiser au mieux votre événement, vous allez surement devoir déléguer une partie à vos amis, votre famille ou vos collègues.

⚠️ Pour éviter la question habituelle « Qui est-ce qui s’occupe de ça ? », remplissez les différentes catégories de cette feuille et transmettez-la aux autres organisateurs !

Le choix du lieu

Check-list pour trouver un lieu éco-friendly :

• Sensible aux questions écologiques
• Adapté à la saison (aéré en été, isolé en hiver)
• Proche des activités organisées
• Équipé de toilettes sèches/économes en eau
• Accessible aux personnes à mobilité réduite
• Proche des transports en commun/train
• Rendre le lieu extérieur propre
• Choisir en priorité un lieu de séminaire permettant aussi l’hébergement
• Prévoir des décorations recyclées/recyclables
• Louer des transports alternatifs pour se rendre à l’événement (véhicules électriques, calèche, vélo-taxi, etc.)

Pour organiser simplement et gratuitement le covoiturage de vos invités, optez pour une plateforme de covoiturage, comme covoit.net !

L’impact du transport

Les transports représentent l’une des catégories les plus productrices de CO2 dans l’organisation d’une manifestation responsable.

Agir sur les moyens de transports utilisés par ses invités permet de réduire les émissions de gaz à effet de serre, de baisser les coûts liés à l’événement et de gagner en satisfaction client.

Quelles questions poser au lieu ?

• Est-il proche des transports en commun ? Accessible avec une navette ? Taxi ?
• Est il adapté au nombre d’invités ? (capa max, min, m²)
• Pour la location d’une tente, Est-ce que le prix de la location inclus le montage et démontage ?
• Le lieu est-il équipé d’un espace extérieur ?
• Avez-vous un plan des différents espaces ?
• Le lieu est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ?
• Un parking proche est-il-disponible ?
• Proposez-vous de la location de vaisselle, de mobilier ou de déco sur place ?
• La décoration est-elle libre ? Si non quelles sont les règles ?
• Quand peut-on arriver pour installer et quand peut-on partir? (La veille, possibilité de prendre le mobilier le lundi …)
• Mettez-vous à disposition du matériel audiovisuel ou musical ? (sono, rétro-projecteur …)
• La musique est-elle acceptée ? Si oui quels sont les horaires ? Si non une pièce / salle est-elle disponible pour mettre de la musique sans nuire au voisinage ?
• Qu’est-il prévu en terme d’éclairage ? Si rien n’est prévu qu’est-il possible de faire et quelle est la disposition (prises électriques ..) ?
• Le lieu sera-t-il entièrement privatisé ?
• Avez-vous une conciergerie ? (accueil, ménage …)
• Comment sont gérés les différents déchets ?
• Quelles sont les conditions de rangement et de nettoyage après l’événement ?
• Quelle est la configuration des chambres ? (combien de chambres, lits double, lits jumeaux …)
• Pour un foodtruck, quel est le type d’alimentation électrique et quel accès ? Accès à l’eau ? Quelle est la nature du terrain (plat, gravier, sable etc…)
• Le traiteur est-il imposé ?
• Y-a-t-il une cuisine pour le traiteur ? Si oui quels en sont les équipements ?

La nourriture et les boissons

Pour une restauration durable :

• Choisir un traiteur utilisant des produits locaux
• Choisir un traiteur utilisant des produits de saison
• Favoriser le bio ou les labels alimentaires
• Proposer des options végétales
• Adapter les quantités aux invités
• Donner les restes alimentaires à une association/aux participants
• Mettre en place un tri des déchets précis et sensibiliser le public
• Faire appel à des prestataires locaux
• Utiliser de la vaisselle lavable ou compostable
• Proposer des gobelets réutilisables consignés
• Prévoir des nappes en tissus plutôt qu’en papier
• Supprimer les aliments emballés individuellement
• Préférer les grands contenants (sucre, café, thé)

Objectif zéro bouteille !

Offrir une gourde aux invités

Proposer des bonbonnes d’eau avec gobelets réutilisables

L’empreinte écologique des aliments

Savez-vous que si l’ensemble de l’humanité vivait comme un Français, nous aurions besoin de près de 3 planètes pour subvenir à nos besoins ?

L’empreinte écologique est un indicateur mis en place pour montrer à quel point notre mode de vie impacte la planète.

Celle-ci peine à renouveler les ressources que nous utilisons (eau, nourriture, énergie…).

Les quantités alimentaires

• 500g à 600g/personne : Faites vos calculs finaux et revenez sur les quantités si vous vous rendez compte que chaque invité doit ingérer plus d’un kilo de nourriture lors de votre événement !

• Pour tous les goûts : N’oubliez pas de proposer des options végétariennes ou carnées, avec ou sans gluten, avec ou sans lactose pour convenir à tout le monde !

• Un buffet équilibré : Trop de pâte, tue la pâte : équilibrez les apports en protéines, féculents et en légumes.

• Ajustez les quantités : ces chiffres sont donnés à titre indicatif, mais les personnes âgées et les enfants mangent moins. Entre la fête annuelle du club de rugby et l’anniversaire de votre grand-mère, il faudra donc revoir les quantités !

• Halte au gaspillage : Pensez aux doggy bags, vos convives seront heureux de pouvoir repartir avec des petites choses pour le lendemain !

• Le repas apéritif : Pour un repas uniquement composé de petits fours, ajustez les quantités en fonction de la durée de votre réception :
  • 1h de cocktail = 12 bouchées/personne
  • 2h = 12 à 15 bouchées/personne
  • 3h et plus, si le cocktail remplace le repas = 20 pièces/convive (15 salées et 5 sucrées)

• L’apéritif pré-dinatoire : Pour un apéritif précédant un repas, type vin d’honneur, comptez en moyenne 5 à 7 pièces par personne :
  • 1 personne = 5 à 7
  • 10 personnes = 70
  • 30 personnes = 210
  • 50 personnes = 350

⚠️ Attention : pensez à demander conseil à votre traiteur ! Le nombre de pièces varient selon la taille de celles-ci !

• Les plats froids : Retrouvez par type de produit, les quantités approximatives par personnes :
  • Viande et poisson : 1 personne = 150g 
  • Accompagnement : 1 personne = 250g
  • Salade verte : 1 personne = 50g

• Le pain : Source importante de gaspillage lors des événements, il est assez facile de limiter les pertes de pain :

  • Achetez des miches de pain de campagne plutôt que de la baguette qui sera déjà sèche à la fin de la journée

    
    

  • Coupez au fur et à mesure le pain nécessaire (comptez 100g à 125g de pain/personne).

    
    

• Le fromage :
  • Pour une fin de repas copieux : 60 à 80g de fromage/personne.
  • Pour une fin de repas où le fromage est un élément majeur : 90 à 100g de fromage/personne
  • Sur un buffet cocktail : 80g/personne

• Le dessert :  Même si le repas a été copieux, il reste toujours une petite place pour le dessert !
  

  Si vous découpez à l’avance les desserts et les gâteaux en portions individuelles, prévoyez 1 part par convive, avec une petite marge pour les gourmands…

  • Pour des desserts mignardises : 3 pièces/personne

    
    

  • Pour les fruits, comptez : 150g/personne

    
    

  • Pour les glaces (2 boules) : 120ml/personne

    
    

• Les boissons :
  • Pensez aux softs ! N’oubliez pas ceux qui ne boivent pas d’alcool 🙂
  • Ne minimisez pas les carafes d’eau, car c’est souvent ce qui est recherché lors de longues soirées !
  • Ces mesures varient fortement entre un repas du midi et une soirée. Ici, nous parlerons plutôt d’une soirée festive qui dure plusieurs heures.

• Le vin : À adapter selon le profil et les goûts des convives bien sûr !
   

⚠️ Prévoyez des quantités différentes selon les saisons :

• En hiver, ce sera moitié rouge, moitié blanc
• En été, plutôt 1/3 rouge, et le reste en blanc ou rosé

Quelles quantités ?

• Au déjeuner : 1,5 verre/personne, soit 1 bouteille pour 5 personnes
• Au dîner : 2 verres/personne, soit 1 bouteille pour 4 personnes

Si vous souhaitez organiser un événement écoresponsable, local, zéro déchet… N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire

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