Comment expliquer que la fête rime avec célébration, festivité, réjouissance, plaisir, distraction, etc. alors que l’organisation de l’événement peut quant à elle rimer avec stress et anxiété ? C’est le stress des festivités.

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Organiser un événement peut être une source de stress considérable. Entre la gestion des prestataires, la coordination des invités et le respect des délais, la pression monte rapidement. Beaucoup redoutent cette tâche, craignant que chaque détail ne tourne au désastre. Pourtant, avec une bonne préparation et des stratégies efficaces, il est possible de transformer cette expérience en un moment agréable et réussi. Découvrez comment surmonter le stress des festivités et organiser un événement sans tracas.

Si vous avez déjà organisé un événement, alors vous savez qu’il s’agit d’une réelle gestion de projet ! Constituer une liste de tâches, planifier et procéder avec méthode avant, pendant et après l’événement, etc. L’envie de faire plaisir aux autres peut rapidement se transformer en émotion négative : la peur de décevoir ses invités avec en trame de fond la pression permanente d’organiser un événement unique qui « ne doit ressembler à aucun autre ».

Alors oui, organiser une fête pour réunir ses proches ou ses collaborateurs n’est pas toujours assimilé à un plaisir. Alors, nous avons décidé via cet article de mettre à plat le sujet en faisant le tour des différentes causes que nous avons pu identifier !

Pour mieux illustrer l’article, nous avons choisi de prendre pour exemple le cas de l’organisation d’un mariage. Découvrez ici l’ensemble des lieux que nous recommandons sur Tcheen pour un mariage 🙂

Les facteurs de stress liés à l’organisation d’un événement

Le stress lié à une première organisation d’événement : la peur de l’inconnu

Il est vrai qu’organiser des événements est toujours un stress pour l’organisateur de la fête car il doit penser à tout.
Que ce soit pour des événements professionnels, une fête d’entreprise, un repas de famille, Noël, une fête de fin d’année…
 

Nous ne devrions pas nous tromper de beaucoup en vous disant que 2/3 des tâches liées à l’organisation d’un événement constituent la partie immergée de l’iceberg. Une fois la liste des invités rédigée, la date choisie et l’annonce de l’événement fait, le travail commence ! Par où commencer ? Comment bien gérer son planning, ne rien oublier, satisfaire le plus grand nombre d’invités tout en maîtrisant son budget ? Il n’existe pas de recette magique (à part TCHEEN) car chacun réagit personnellement face à l’organisation d’un événement.

La bonne nouvelle ? En général les invités seront indulgents et cool vu que c’est vous qui les avez invités 😉

 

La gestion du planning : le temps qui file, file, file !

Et oui, nous voilà face à une dure réalité : le temps n’est pas extensible ! Prenons le cas des mariages par exemple, il faut savoir que plus de 75% des futurs mariés effectuent l’organisation de leur jour de rêve en parallèle de leur emploi. Il s’agit donc d’une gestion de projet à mener en parallèle de son activité professionnelle et d’une occupation de l’esprit quasi permanent ! Et oui, ça occupe l’esprit de vouloir organiser une super fête !

Ce n’est donc pas étonnant d’observer que 44% des couples préfèrent prendre le temps et prévoient donc plus d’un pour organiser leur mariage…

Notre conseil : Qui sait, envoyer ses faire-part 20 ans à l’avance sera peut-être à la mode dans le futur ! Alors pourquoi stresser ? Mettez dès aujourd’hui à la page 😉

 

Le stress lié à la peur de décevoir les participants : le poids des responsabilités (c’est lourd !)

Le poids des responsabilités lié à l’organisation d’un événement est un sentiment personnel étant donné qu’il est lié à votre personnalité, vos attentes et appréhensions. Pour autant, ce sentiment peut être accentué dans certaines situations. Il faut savoir que :

• Dans 20% des cas la mariée s’occupe seule de l’organisation de l’événement

  
  

• 12% des personnes hésitant à se marier redoutent le poids que constitue l’organisation d’un tel événement et 8% ne souhaitent pas affronter les différences entre les deux familles

  
  

• Le poids des recommandations de la famille et des amis est très fort pour le choix des prestataires. Cette prise de position des proches peut se transformer en peur de les décevoir…

  
  

Notre conseil : mettez-vous à la muscu, le poids des responsabilités sera moins lourd !

 

 

La gestion du budget et la peur de dépasser ou demander une participation trop importante aux participants

Pas besoin de s’appeler Picsou pour redouter le coût lié à l’organisation d’un événement ! C’est bel et bien le cas de 22% des personnes hésitant à se marier. Pour les moins romantiques et les plus pragmatiques, dépenser une grosse somme d’argent pour quelques heures ne s’explique pas. D’autant qu’il faudra anticiper un dépassement de budget sur le budget prévisionnel (comme si la note n’était pas déjà assez salée). Prévoyez un dépassement de budget moyen de 18% entre le prévisionnel et le réalisé, soit 1241 € en moyenne de dépenses supplémentaires.

Nos conseils et recommandations pour organiser un événement sans stress

Pour organiser un événement sans stress, commencez par une planification minutieuse. Dressez une liste de tâches détaillée et fixez des échéances réalistes. Déléguez certaines responsabilités à des membres de votre équipe pour alléger votre charge de travail. Utilisez des outils de gestion de projet pour suivre l’avancement de chaque tâche et éviter les oublis. Prenez le temps de choisir des prestataires fiables et communiquez clairement vos attentes. Prévoyez également des solutions de secours pour gérer les imprévus. Enfin, n’oubliez pas de prendre des pauses et de vous accorder des moments de détente pour maintenir votre sérénité tout au long du processus. En suivant ces conseils, vous pourrez organiser un événement réussi sans être submergé par le stress.

Le secret, l’anticipation de l’organisation !

Voici plusieurs idées de choses que l’organisateur peut faire afin de diminuer son stress lorsqu’il décide d’organiser un événement, et ainsi lui permettre une organisation plus claire et simple.

• Faire un planning d’organisation peut aider l’organisateur à mettre à plat son projet étape par étape, et ainsi mettre en place une liste des choses à faire pour ne rien oublier le jour de l’événement !
• Faire un plan pour la gestion du budget du projet événementiel.
• Faire appel aux services d’un traiteur pour la cuisine du repas de l’événement enlever une charge de stress à l’organisateur, en favorisant les repas préparé à base de produits frais, de qualité et de saison.
• Travailler en équipe ou en en famille

Utilisez un tableur pour gérer vos contacts et vos tâches

Pour organiser un événement sans stress, utilisez un tableur pour lister toutes vos prises de contact et actions lancées. Créez des colonnes pour les prestataires, les dates de contact, les suivis et les actions à effectuer. Cela vous permettra de garder une vue d’ensemble claire et de ne rien oublier. En parallèle, maintenez une to-do list détaillée dans le même document. Notez-y toutes les tâches à accomplir, avec des échéances réalistes. Mettre à jour régulièrement votre tableur vous aidera à rester organisé et à éviter les oublis. Avec cette méthode, vous serez mieux préparé et plus serein tout au long du processus d’organisation.

Prévoir et gérer les risques pour un événement réussi

Pour assurer le succès d’un événement, il est essentiel de réaliser une analyse de risque pratique et détaillée. Tout d’abord, envisagez un plan B en cas de mauvais temps. Prévoyez un abri ou une solution de repli pour maintenir le confort des participants. Ensuite, pensez à collecter les régimes alimentaires spécifiques des invités pour éviter les imprévus et garantir une expérience agréable pour tous. N’oubliez pas de prendre en compte les besoins des prestataires, tels que l’énergie électrique, les repas pour le personnel, l’accès à l’eau et un terrain plat si vous accueillez des food trucks. En anticipant ces aspects et en préparant des solutions alternatives, vous minimiserez les risques potentiels et vous assurerez le bon déroulement de votre événement dans toutes les circonstances.

Gestion financière efficace pour votre événement

Pour assurer la réussite de votre événement, il est crucial de mettre en place une gestion financière rigoureuse dès le début. Commencez par établir un macro budget détaillé, incluant toutes les dépenses prévues et les sources de financement possibles. Si les participants doivent contribuer financièrement, soyez transparent dès le départ sur le montant du ticket et les modalités de paiement. Validez ces détails avec tous les intéressés pour éviter les malentendus.

En outre, envisagez la création d’une cagnotte en ligne ou demandez des virements anticipés pour simplifier la gestion de la trésorerie. Cela permettra de prévoir les dépenses et d’éviter les problèmes de liquidités le jour J. Une bonne gestion financière garantit non seulement la viabilité économique de l’événement, mais aussi la satisfaction de tous les participants et prestataires impliqués.

Profiter pleinement du jour J : lâcher prise et savourer l’instant

Le jour de l’événement, il est crucial de se rappeler que tout ne sera peut-être pas parfait et c’est parfaitement normal. Malgré une planification minutieuse, des imprévus peuvent toujours survenir comme des absences de dernière minute, des conditions météorologiques imprévisibles ou des retards de prestataires. Pour éviter le stress inutile, il est essentiel de lâcher prise et de se concentrer sur l’essentiel : créer des souvenirs mémorables pour vos invités et profiter de l’ambiance festive. Soyez flexible et adaptez-vous aux situations imprévues avec calme et créativité. En adoptant une attitude positive et en vous concentrant sur le plaisir de l’événement, vous contribuerez à créer une atmosphère agréable et réussie pour tous.

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Tcheen propose, via sa plateforme, des prestataires tels que des traiteurs pour les différents repas ou cocktails, ainsi que des lieux de la réception, divers services allant de la location de mobilier éco responsable aux animations et garde d’enfants !

Si vous souhaitez faire des cadeaux à vos invites vous trouverez également des idées de cadeaux écologiquement conçus, réutilisables ou recyclables.

 

Notre conseil : nous souhaitons bon courage à tous les couples composés d’un(e) romantique et d’un(e) pragmatique !

En conclusion, le stress lié à l’organisation d’un événement est compréhensible, mais surmontable. En adoptant des techniques de gestion du stress et en planifiant soigneusement chaque étape, vous pouvez réduire la pression et profiter pleinement de vos festivités. Rappelez-vous que chaque événement est une opportunité de créer des souvenirs inoubliables. Avec les bonnes approches, organiser un événement devient une aventure enrichissante plutôt qu’une source de stress. Profitez de chaque instant et transformez vos craintes en confiance.

Nous espérons que cet article vous aidera à prendre le sujet du bon côté en termes de mindset et d’organisation 😉

Bonne organisation à tous ! TCHEEN !