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TOP 4 des outils pour stocker vos données d'entreprise et vos carnets d'adresses événementielles !

Ecrit le 12 sept. 2021 par Fanny

En tant qu'entreprise et que professionnel, vous n'avez sûrement pas envie que vos fichiers et données ne prennent le risque de se perdre quelque part.  A notre époque, où Internet fait de plus en plus parti de notre quotidien, de nombreux avantages font qu'il est préférable de stocker ses dossiers de façon digitale ! Voici donc 4 outils pour stocker vos données d'entreprise en toute simplicité et sécurité !

 

Pourquoi stocker ses données d'entreprise sur le cloud ?

Stocker des fichiers sur les ordinateurs est source de pollution. Votre consommation augmente si vous avez beaucoup de dossiers et de documents de gardés sur vos outils électroniques. 

 

De même, garder vos dossiers et données d'entreprise sous format print, donc imprimés sur du papier, pollue aussi. L'utilisation d'encre et de papier participe à la déforestation et à élever l'empreinte carbone des industries de l'imprimerie. 

 

C'est pourquoi, pour vos données personnelles et données privées, il vaut mieux stocker vos fichiers sur ... le cloud ! 

 

Le cloud pollue aussi, attention. Mais, le cloud pollue moins que de stocker à outrance sur votre ordinateur. Il faut néanmoins garder de bonnes pratiques :

 

  • Supprimer définitivement les fichiers inutilisés
  • Penser à supprimer ses mails 
  • Penser à réduire la taille de vos fichiers en les compressant

 

Mais qu'est-ce que le système de stockage sur le cloud ?

 

Le cloud permet de stocker vos fichiers et de les partager comme vous le désirez sous forme de lien. Le principe même du cloud est de vous permettre de garder des données directement sur internet. C'est un peu le format numérique absolu !

 

Stocker sur le cloud pollue donc un peu moins et permet de partager vos fichiers entre membres d'équipe assez simplement. Il suffit d'avoir une connexion internet et d'avoir les accès au serveur (lieu où sont hébergés les fichiers sous format crypté). 

 

données ordinateurs codages

 

Stocker et partager ses fichiers sur Google Drive

Google Drive est le service de stockage cloud par excellence. Ce service de Google est accessible pour tous les utilisateurs Gmail. Sur Drive, vous pouvez partager vos fichiers avec d'autres utilisateurs grâce à un lien. Vous pouvez même choisir si l'utilisateur choisi peut être éditeur ou simple lecteur du document (ne peut pas le modifier). 

 

Sur Google Drive, vos données d'entreprise comme des formations, tableurs, documents, sont donc accessibles très simplement. Drive peut héberger des documents sous format Word, ainsi que des documents PDF, des documents faits sous Google Docs, et même des tableurs (ouvrables avec Google Sheets) ou images, vidéos ... 

 

Pour accéder à Google Drive, vous devez vous connectez à votre compte Gmail. Ensuite, vous devez cliquer sur les services Google en haut à droite dans Google Chrome puis sélectionner "Google Drive". 

 

 

Stocker et partager ses fichiers avec NextCloud 

NextCloud est un service logiciel libre qui permet de stocker toute sorte de fichiers. Il est très adapté à un usage d'entreprise. C'est donc un d'hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration. NextCloud est notamment connu pour être un des sites d'hébergement de fichiers les plus écologiques. 

 

-> Accédez à NextCloud !

 

 

Stocker et partager avec DropBox 

Dropbox est un service de stockage et de partage de copies de fichiers locaux en ligne proposé par Dropbox, Inc. Ce service permet de partager des fichiers volumineux en un rien de temps avec des tiers par Email. Vous pouvez aussi y stocker vos fichiers communs d'entreprise. 

 

Pour DropBox, nous conseillons son emploi à une utilisation pour les services clients ou relations clients (stockage et partage de kit média, grilles tarifaires ...) plutôt qu'à une utilisation quotidienne au travail. 

 

-> Accédez à DropBox !

 

 

Stocker et partager vos visuels avec Canva 

Nous adorons Canva chez TCHEEN. Cet outil permet de créer n'importe quel type de visuel ou de document avec une base de données et d'éléments multiples. Pour vos visuels et documents d'entreprise, vous pouvez simplement les stocker sur vos designs de Canva. 

 

Laisser vos designs sur Canva permet de stocker sur le serveur de Canva vos documents que vous pouvez renommer pour mieux les retrouver. Mais c'est aussi une bonne façon de faire des mises à jour de documents déjà existants, vous avez simplement à reprendre le visuel sur Canva, le modifier et sauvegarder ! :)

 

 

Des outils de stockage qui vous vont aider à organiser vos événements d'entreprise !

Le saviez-vous, organiser un événement d'entreprise signifie que vous devez garder de nombreux fichiers dans une base de données. Pourquoi ? Et bien, pour justifier de vos factures à votre service de comptabilité, pour référencer les dépenses, référencer les prestataires, référencer les invités et leurs contacts, etc.

 

Stocker vos données événementielles est crucial pour vous y retrouver lors de l'organisation mais aussi après la fête !


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