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Organiser un événement virtuel : voici la marche à suivre pour cartonner online !

Ecrit le 30 nov. 2020 par Fanny

Organiser un événement virtuel réussi demande de la préparation. En cette période, on vous propose de vous communiquer toutes les démarches pour l'organisation d'une soirée en ligne ou d'un déjeuner, d'un concert virtuel. Pour les événements d'entreprise, vous pouvez consulter notre article sur comment organiser un teambuilding confiné ou en télétravail.

 

Définir le type d'événement virtuel et vos besoins

 

Quel type d'événement virtuel voulez-vous organiser ?

 

Si vous souhaitez organiser un simple live Q&A, vous n'avez a priori pas besoin de grande organisation appart trouver la bonne plateforme où on vous pose des questions en direct via un tchat (comme sur Twitch, Messenger, Instagram).

Si vous êtes un artiste, que vous souhaitez faire un concert en virtuel ou encore faire une vidéo de création en live, ou encore une exposition en virtuel... les démarches ne vont pas être les mêmes.

Définissez à l'avance, environ un mois avant, le nombre de personnes que vous souhaitez toucher et quel public vous envisagez.

Pour une galerie d'art par exemple, il est souvent judicieux de teaser son événement sur les réseaux sociaux et de faire un live disponible directement sur son propre site internet. Pour un Q&A, il vaut mieux favoriser le live sur un réseau social, le mieux étant YouTube ou Instagram pour ce format et le teaser sur tous les autres réseaux afin de rapporter des followers à ses autres pages.

 

Globalement, demandez-vous :

 

Quel est le profil des personnes qui vont être intéressées par mon live ? Sur lequel de mes réseaux se trouvent-elles ?

 

Si je n'ai pas assez de public, puis-je envisager une collaboration pour mon live avec un autre utilisateur ?

 

Ai-je besoin d'un tchat direct pendant mon live ? Si oui, quelle plateforme est la mieux adaptée à mon type d'événement ? (Instagram pour une Q&A, Twitch pour une session gaming, etc.)

 

Ai-je besoin de dépenser un peu d'argent pour mettre mon événement en avant ? Si oui, comment en faire la promotion payante ? Si non, comment en faire une bonne promo gratuite ?

 

Organiser un événement virtuel

 

Définir la plateforme en ligne de l'événement, la date et l'heure

Nous disions donc, comptez 1 mois de préparation avant le live. Sauf si vous êtes déjà bien connu et que vous faites ça à la cool bien sûr.

Définissez le jour et l'heure de l'événement selon son type. Pour un concert, on aura plus tendance à le mettre vers 21 h tandis qu’une exposition d'art en virtuel sera plus en après-midi. Prévoyez aussi la durée de l'événement car en virtuel aussi il faut donner ce genre d'information à l'internaute pour qu'il se fasse une idée.

Prévoyez peut-être de faire votre événement en weekend si jamais il ne se passe pas le soir comme beaucoup de gens travaillent encore même pendant ce confinement.

Définir la plateforme de l'événement : c'est la plateforme sur laquelle tout le public va se connecter le jour J ! Il ne faut pas mettre de côté ce choix car il est primordial.

Voici quelques plateformes souvent utilisées dans les lives :

 

  • Instagram : Plutôt pour les lives Q&A par exemple, le tchat y est très facile d'utilisation. On peut notamment épingler une question dans le tchat, mais aussi ajouter des utilisateurs au live. On peut aussi sauvegarder le live dans ses "highlights".

 

  • Facebook : Parfait quand on a fait un événement sur Facebook en amont, les utilisateurs auront juste à aller sur l'événement en question. Le tchat est aussi très interactif. Le live Facebook est plus adapté pour les lives de concerts par exemple.

 

  • Twitch : Tchat pratique mais anonyme. Très bien pour les Q&A et les sessions jeux vidéos.

 

  • YouTube : Un live YouTube permet directement de le diffuser sur la plateforme après le live, ce qui est quand même le meilleur réseau pour le partage de vidéos. La section commentaire pourra d'ailleurs y être utile pour les prochains lives.

 

  • Zoom : Très bien pour les lives en plus petit comité.

 

  • Sur votre site internet : GTR, Hexofair, vFairs, Ustream

 

Encore une fois, vous pouvez diffuser le lien du live sur votre propre site internet, ce qui renverra sur une de ces plateformes. Ceci évite les problèmes de connexions notamment.

 

Fille sur Facebook

 

Communiquer votre événement virtuel : comment atteindre un maximum de public ?

Cela dépend encore une fois de l'audience que vous voulez toucher. Voici quelques méthodes pour communiquer un événement selon le réseau social ou l'outil utilisé (vous pouvez les utiliser tous à la fois aussi) :

  • Facebook et Messenger : sur Facebook il y a plusieurs manières de communiquer son événement virtuel (ou non). Déjà on peut créer un événement, c'est tout simple et pourtant on n’y pense jamais. En suite, on invite les contacts qu'on souhaite voir à cet événement ET des inconnus / partenaires...

On peut faire un post aussi pour présenter l'événement sur Facebook en taguant un maximum de personnes qui pourraient être en lien avec ce que vous proposez. Il faut présenter l'événement et mettre le lien de l'événement Facebook dans ce post. Ensuite vous pouvez le partager sur Messenger ou même payer une annonce Facebook pour vous faire sponsoriser et mettre la publication en avant sur les fils d'actualités. Sur l'événement Facebook vous préciserez : la date, l'heure, l'heure de fin, le lieu (lien), le prix (gratuit ou payant en mettant le prix et le lien pour réserver l'entrée), l'objectif de l'événement.

 

 

  • Instagram : Vous pouvez partager en slides votre événement ou l'annoncer en story de vive voix tout simplement. Pas d'autre possibilité pour ce réseau que de faire une annonce en story. Bien mettre la date et l'heure et le support. Vous pouvez rajouter le lien pour y accéder ou avoir toutes les informations en description sur votre profil. N'oubliez pas de renvoyer les viewers de votre story sur votre profil dans ce cas.

 

  • YouTube : Annoncer un live sur YouTube est possible mais cela doit être fait en fin d'une autre de vos vidéos. Insérez de même que sur Instagram le lien en description de la vidéo pour accéder au live OU un lien pour accéder à toutes les informations sur votre événement.

 

  • Google : Vous pouvez payer Google pour référencer un peu mieux votre événement Facebook ou votre événement disponible sur votre site web. Le mieux étant aussi, si vous publiez votre événement sur votre site web, de référencer correctement les pages associées à cet événement grâce au SEO. Pour cela vous pouvez utiliser des outils tels que SEO quantum qui est payant ou bien Smart SEO qui est une extension gratuite.

 

  • Mailing : Pensez à diffuser votre événement à des journalistes, des partenaires et personnes qui font partis de votre dynamique, de votre monde et qui seront intéressés par votre live. Créez donc une newsletter spécialement pour la promotion de votre événement. Le meilleur site pour les newsletters est Mailchimp mais SendInBlue est aussi très prometteur. Vous pouvez aussi vous amuser à créer un communiqué de presse sur Canva. Pour se faire, il vous faudra vendre votre événement pour intéresser la presse. Identifiez correctement vos cibles avant tout : cherchez les magazines, les pages, les profils qui sont en accord avec votre événement et contactez-les pour qu'ils vous diffusent.

 

Communiquer sur les réseaux sociaux

 

Comment gérer les problèmes de connexions pendant un événement online ?

Plusieurs façons d'avoir une meilleure connexion chez soi :

 

  • Utiliser un modem, une box très récente

 

  • Utiliser un amplificateur de WI-FI

 

  • Forcer sa 4G sur son téléphone et partir en partage de connexion avec son ordinateur.

 

  • Limiter le nombre d'utilisateurs pendant la session

 

  • Utiliser une clé 4G avec un forfait 4G

 

Avant et après son événement online : que faire ?

Avant

 

Vérifier que la plateforme marche correctement

Planifier l'événement sur son propre calendrier et faire un événement sur Facebook

Envoyer des Emails de présentation

Créer des visuels pour teaser l'événement partout où cela sera possible

Créer un onglet spécial sur votre site si vous en avez un

Améliorer votre connexion internet

S'arranger pour que des partenaires parlent de votre live avant le jour J

Préparer votre intervention : ce que vous allez dire, faire, comment vous allez animer l'événement, etc.

Prévoir d'enregistrer votre événement pour après le rediffuser

 

Après

 

Rediffuser votre live sur les plateformes de votre choix : YouTube, Instagram, Facebook, etc.

Préparer les suivants ! Mais cette fois-ci en gardant une règle importante : c'est tout au long de l'année qu'un bon événement avec une bonne audience se prépare. Car oui, il faut que les gens se souviennent de vous, vous suivent, avant votre live !

 

Et voilà, vous êtes maintenant prêts à préparer votre premier événement virtuel ! :)


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