Vous souhaitez organiser un repas d’entreprise à l’occasion d’une promotion, d’un départ ou simplement pour vous faire plaisir? Cependant, la création d’évènement est souvent compliquée. Entre les invitations, les coûts, la nourriture, l’ambiance et autre, s’assurer du bon déroulé d’une fête semble insurmontable. Cependant, l’éco-évènementiel permet de pouvoir créer son événement en sérénité.  Voici une liste non exhaustive des étapes clés de la création d’un évènement. 💡

 

 

Les étapes de la création d’évènement

 

Étape 1: faire son budget

Bien que l’événement soit avant tout une célébration, il ne faut pas perdre de vue la question de budget. Grand anniversaire de l’entreprise ou accueil de nouveaux collaborateurs, il existe autant de budget que de célébrations. Alors à vos calculatrices!🧮

 

Nous vous conseillons d’allouer un budget par pôle de dépense. Par exemple, il faudra créer un pôle lieu, un pôle nourriture, un pôle boissons, un pôle animation, un pôle hébergement…). Ainsi, vous pourrez mieux identifier les dépenses à prévoir et hiérarchiser leur importance. Un tableau ressources/dépenses permettra de bien visualiser le budget.

 

Attention, il y aura très probablement des dépenses imprévues, comme par exemple des goodies, du mobilier ou de la décoration. Il faudra alors s’assurer de laisser une marge du budget dans le cas échéant.

 

Pour certains évènements privés, il est possible de se répartir le budget grâce à la création de cagnotte. Elles peuvent se faire en quelques clics sur des applications mobiles comme Leetchi ou le Pot commun. 💲

Étape 2: déterminer la date et le lieu de l’évènement 📍

Une fois le budget déterminé, il est nécessaire de bien choisir la date et le lieu de l’évènement. Ces deux facteurs vont avoir un impact décisif sur l’évènement. En effet, le lieu dépendra de la date (même si original, un barbecue au mois de décembre risque de ne pas faire un carton) et vice versa.

Il est aussi conseillé de bien prendre en compte le calendrier afin d’avoir en tête les jours fériés, les ponts et les vacances scolaires.

 

Le lieu sera déterminant pour le bon déroulé de l’évènement.

En hiver, il est par exemple possible de louer une salle de réception. La fabrique gourmande (33) propose ainsi son espace chaleureux et convivial au centre de Bordeaux avec une nourriture 100% faite maison et locale. Des saveurs uniques qui permettront de passer un moment privilégié avec votre équipe. 🍇

 

Pour les journées plus ensoleillées, de nombreux prestataires proposent la location de tente de réception, un concept original qui marquera les esprits de vos collaborateurs. Ainsi, vous pourrez créer un espace confortable et pratique pour votre événement en plein air tout en minimisant votre impact sur l’environnement.

 

En optant pour une location de tente à réception éco-responsable, vous pouvez contribuer à protéger l’environnement tout en organisant un événement inoubliable pour votre équipe ou vos invités.

Étape 3: Bien calculer ses quantités

Satisfaire les estomacs de vos collaborateurs est bien sûr l’objectif. Il faut s’assurer que tout le monde ait pu manger à sa faim.Attention cependant à ne pas générer trop de gaspillage, ce qui peut engendrer des dégâts pour la planète mais aussi pour votre porte-monnaie.

 

À titre indicatif, il faut prévoir entre 500 et 600g par personne. Faites vos calculs afin de s’assurer que les invités n’auront ni trop, ni pas assez de nourriture. Il est aussi nécessaire de proposer des options de repas pour tout le monde: végé, carne, avec ou sans gluten, avec ou sans lactose et de manière générale, il est nécessaire d’avoir pris en compte les régimes de chacun. Même en temps de fête, il est primordial de conserver un repas dans l’ensemble équilibré et varié. 🥗

 

Enfin, il est judicieux de faire en sorte de gaspiller le moins possible. Quelques conseils: privilégiez les miches de pain plutôt que les baguettes qui vont rapidement perdre leur fraîcheur. De plus, pensez à proposer des doggy bag aux invités pour qu’ils puissent amener leurs restes pour plus tard, ils vous en remercieront! 🥖

 

Étape 4: Choisir son service traiteur

Le choix de la nourriture est le point le plus décisif du repas. Un repas  gastronomique et un déjeuner en food truck n’auront pas le même écho envers vos collaborateurs. Le choix du traiteur est alors un choix qui reflète la marque entrepreneur que vous voulez instaurer. Pour un repas gastronomique, Les jardins du monastère provencal (13) propose une restauration par le chef deux fois étoilé Michel Portos à base de produits bio, locaux et de saison dont une assiette élue au guide Michelin 2021. 🧑‍🍳

Étape 5: Proposer une animation

Il est possible de proposer des animations lors des repas d’entreprise. En effet, cela stimulera l’esprit d’équipe et l’imagination de vos collaborateurs. Pour cela, Tcheen propose de nombreux prestataires, comme Casino Party à Pessac (33) qui propose un large choix d’animation dont un photobooth qui permettra de garder des photos-souvenir de votre évènement! 📸

 

Ainsi, ces étapes semblent être chronophages, mais elles sont nécessaires au bon déroulé de votre repas. En outre, il est important de rester cohérent dans l’organisation de son évènement. Les points clés doivent être présents le long de votre processus d’organisation.

 

Les point-clés de l’évènement

Bien rester dans son objectif

Après toutes ces étapes, le côté planification prend souvent le dessus. Il est important de garder en tête l’objectif principal de cet événement: s’amuser. En effet, ce repas d’entreprise demande beaucoup de travail en amont mais cela permet simplement de pouvoir profiter lors de la fête. De plus, c’est une occasion de pouvoir en apprendre plus sur ses collègues et ainsi de garantir un bon environnement de travail.🌍

 

 

Bien rester dans ses engagements

Il est tentant de tomber dans la facilité en prenant par exemple des produits à usage unique afin de pouvoir ranger plus facilement, ou de prendre les prestations les moins chères pour s’assurer de rentrer dans le budget. Mais à quel prix? Tcheen s’engage dans l’organisation d’événements avec des prestataires éco-responsables qui ne se fait qu’ en quelques clics.

 

Tcheen peut aussi vous conseiller pour plus d’idées de repas gourmand pour vos buffets d’entreprise!

Pour toute question ou besoin de nous contacter, nous serions ravis de vous répondre via l’adresse mail [email protected]!

 

A très bientôt sur Tcheen 💚