Vous avez lu 20 articles sur le sujet, avez bien défrichés le sujet mais vous aimeriez avoir du concret pour commencer ? C’est parti nous vous guidons dans l’organisation d’un séminaire via notre cahier des charges pratique !

Afin de bien structurer vos idées et d’être efficace nous vous conseillons de commencer votre organisation par un cahier des charges.

C’est un bien grand mot et vous en faites certainement des très complexes dans votre travail mais il s’agit finalement de suivre une trame de questions qui vont vous permettre de vous guider.

Téléchargez notre cahier des charges à compléter pour organiser un séminaire, nous l’avons agrémenté de plein de commentaires et d’exemples pour vous aider ! Et en complément, découvrez dans cet article sur les séminaires éco-responsables les 5 erreurs à ne pas faire

Voici le résumé de notre cahier des charges pour l’organisation d’un séminaire :

Tout d’abord ne pas confondre séminaire et teambuilding, le séminaire a avant tout un objectif de travail même si une part d’activités et de détente est fortement conseillée car il a été prouvé que cela augmente la productivité et l’efficacité des participants dans de nombreuses entreprises.

 

Organiser un Séminaire Éco-Responsable : Guide Complet pour un Événement Durable

Organiser un séminaire éco-responsable est essentiel pour réduire l’impact environnemental tout en offrant une expérience mémorable. Pour y parvenir, il est important de prendre en compte divers aspects, tels que le choix du lieu, la gestion des déchets, et les options de restauration durable. De la sélection des prestataires aux pratiques de réduction des déchets, chaque étape doit être pensée pour minimiser l’empreinte écologique. Ce guide vous fournira les clés pour planifier un séminaire qui allie efficacité, confort et respect de l’environnement.

Le cahier des charges pour l’organisation d’un séminaire : nos conseils pratiques

1. Le contexte

Prendre le temps de bien analyser le contexte va vous permettre d’ajuster vos objectifs primaires et secondaires : ressouder les équipes, rassurer, travailler les méthodologies, la road map, aller plus loin, trouver de nouvelles idées, redonner de l’énergie aux équipes …

Il est donc très important de prendre du recul et d’analyser la situation. Commencez par exemple par répondre à cette simple question :

Quel est le contexte autour de l’entreprise ?

• Tout va bien, on est au top !
• En pleine croissance, on a du mal à tout maitriser et à se structure
• Rythme de croisière, on est bien installé

Commencez par là et le reste en découlera !

2. L’historique

Le dernier séminaire auquel vous avez assisté était une catastrophe et vous ne souhaitez pas recommencer ?

Le mieux est de s’appuyer sur les expériences passées de chacun et de mieux se connaitre afin d’être vigilant sur ses points de faiblesses !

Voici quelques questions à se poser dans l’organisation d’un séminaire :

• Organisez-vous souvent des séminaires ?
• Quel était le dernier séminaire organisé au sein de l’équipe par vous-même ou par un autre ?
• Quel a été le REX de ce séminaire ? (REX = Retour d’expérience)
• Comment s’était-il déroulé et quelles activités avaient été proposées ?

Et surtout on n’hésite pas à demander autour de soi, chacun a une expérience sur le sujet !

 

3. Les objectifs

Définir les objectifs du séminaire est crucial pour guider toute l’organisation. Déterminez si le séminaire vise à former les participants, partager des connaissances, ou renforcer les équipes. Clarifiez les attentes et les résultats souhaités pour orienter le choix des intervenants et le contenu du programme.

Très important que cette partie et pourtant elle est souvent négligée ! Et il n’y a rien de pire que d’assister à une réunion dont on ne connait pas le but. Un séminaire mal structuré est très contre-productif et va perdre vos collègues.

Vous avez besoin d’un cap !

Vous pouvez en avoir bien sur plusieurs pour un même séminaire, dans ce cas hiérarchisez les. Voici quelques exemples.

Exemples d’objectifs : définir la road map de l’année, faire un bilan de l’année passée, brainstormer sur une problématique précise : nouveau produit, organisation de l’entreprise, méthodes de travail, ressouder les équipes, insuffler une nouvelle énergie, impliquer les salariés…

Allez à vous le tour !

4. Quels invités pour votre séminaire ?

Maintenant que vous avez défini vos objectifs, vous avez les grandes en lignes en tête, vous pouvez donc définir qui vous souhaitez avoir lors de ce séminaire : est-ce un séminaire élargi pour présenter des résultats ou alors un séminaire en petit groupe pour réfléchir ? De qui ai-je besoin ? etc.

Nota : Pour des brainstorming, si vous dépassez 10 personnes pensez à faire des équipes sinon vous n’arriverez pas à contrôler la session !

Au final vous devez avoir répondu aux questions suivantes :

• Combien de personnes seront présentes ?
• Qui ? (nom / fonction)
• Quel type (client, personnel interne, direction …), quelles personnalités, quelles habitudes ?
  -> Cela vous permettra d’identifier le type de séminaire que vous devez mettre en place : très studieux et chic, plutôt décontracté …
• Des particularités ? (Équipe multinationales, …)

5. Quand et sur quelle durée votre séminaire s’étendra-t-il ?

Réfléchir à la temporalité est important et définira vos choix futurs. Surtout si vous êtes en équipe restreinte n’hésitez pas à solliciter vos équipes ! Plein d’outils existent pour récolter les disponibilités de manière simple par exemple Doodle ou encore le classique Excel partagé.

Voici quelques questions pour vous aiguiller :

• Quelle période de l’année ?
• Quelles dates ?
• Plutôt en semaine ? Un vendredi ?
• Sur quelle durée ? (Journée complète, matinée, après-midi, soirée …)

 

6. Quel budget pour mon séminaire ?

Question extrêmement difficile mais à ne surtout pas négliger car découlera de cette décision le choix du lieu, de la nourriture, des activités bref, tout quoi !

Pour vous aider à le définir, relisez bien vos objectifs. Ces derniers vont vous permettre de vous orienter : si le but est de féliciter les troupes un budget conséquent avec activités sera le bienvenu, si c’est plutôt pour souder les équipes et que le budget est serré un séminaire simple dans un cadre ludique et convivial conviendra…

Établir un budget précis est essentiel pour une organisation réussie. Incluez tous les aspects tels que le lieu, les prestations, le catering, et les frais divers. Prévoyez une marge pour les imprévus. Une répartition claire des coûts aide à contrôler les dépenses et à éviter les surprises financières.

7. Où faire mon séminaire ?

Le choix du lieu pour un séminaire doit correspondre aux besoins des participants et aux objectifs de l’événement. Considérez la capacité d’accueil, l’emplacement, l’accessibilité, et les équipements disponibles. Un bon lieu doit également offrir un environnement confortable et inspirant pour favoriser l’échange et la concentration.

Avant de définir le lieu vous devez vous poser quelques questions :

• D’où viennent vos collaborateurs ? Pensez à ce que le lieu soit accessible à l’ensemble des participants
• Aiment-ils dans la majorité la nature, le côté chic, le sport … ?
• Plutôt en extérieur ou intérieur ? (Prendre en compte la période de l’année)
• Quelle ambiance souhaitez-vous ?

Et n’oubliez pas l’impact carbone de votre événement et privilégiez un lieu proche ainsi que le covoiturage 🙂

-> Découvrez les offres sur le site TCHEEN !

Choisir les bons prestataires est crucial pour la réussite du séminaire. Sélectionnez des partenaires fiables pour la restauration, la technologie, et l’animation. Vérifiez leurs références, comparez les devis, et assurez-vous qu’ils comprennent vos besoins spécifiques. Une collaboration efficace garantit un événement fluide et bien exécuté.

8. Déroulé de l’événement

Il s’agit ici de définir l’agenda précis de votre séminaire. Il faudra bien prendre le temps de l’expliquer à vos participants en début de session, cela les guidera et les aidera à mieux se projeter dans la journée.

N’hésitez pas à télécharger notre cahier des charges pour avoir un exemple d’agenda.

 

9. Les activités

Proposer des activités lors de séminaires est réellement entré dans les mœurs depuis quelques années. Vos participants attendront même souvent ce moment avec impatience !

Un programme bien planifié maintient l’engagement des participants. Organisez des sessions variées, incluant des conférences, des ateliers, et des activités interactives. Veillez à équilibrer les temps de présentation et de pause pour maintenir l’énergie et l’intérêt tout au long de l’événement.

Pour tout savoir sur les activités à proposer lisez notre article « Organiser un séminaire original ». 

10. Autres besoins ?

En fonction de la taille de l’événement vous allez peut-être avoir besoin de prestations supplémentaires : transport, logistique, sécurité, décoration, accueil sur place, gestion des invitations, vestiaire, de supports de communication, de baby-sitters …

Cela est vraiment spécifique à votre événement nous vous conseillons de bien faire la liste de vos besoins !

Communication et Invitations : Comment Maximiser la Participation ?

Une communication efficace est clé pour attirer les participants. Envoyez des invitations claires et attrayantes, en détaillant les objectifs, le programme, et les avantages du séminaire. Utilisez divers canaux de communication pour atteindre votre audience cible et assurez-vous de suivre les confirmations et les demandes spéciales.

Gestion des Imprévus : Préparer un Plan de Secours

Anticipez les imprévus en élaborant un plan de secours. Identifiez les risques potentiels tels que des absences de speakers ou des problèmes techniques. Préparez des solutions de repli et assurez-vous que l’équipe d’organisation est informée des procédures à suivre en cas de problème.

Évaluation et Suivi : Mesurer le Succès du Séminaire

Après le séminaire, évaluez son succès en recueillant les avis des participants. Utilisez des questionnaires ou des interviews pour obtenir des retours constructifs. Analysez les résultats pour identifier les points forts et les axes d’amélioration, afin d’optimiser vos futurs événements.

Logistique et Aménagement : Assurer un Confort Optimal pour les Participants

La logistique et l’aménagement influencent grandement l’expérience des participants. Assurez-vous que le lieu est bien aménagé avec des espaces adaptés pour les sessions et les pauses. Prévoyez des équipements techniques de qualité, une bonne signalétique, et des installations sanitaires suffisantes.

Surtout ne négligez pas les aspects logistiques le jour de l’événement ! Et si c’est vous le coordinateur renseignez-vous bien auprès de chaque prestataire en amont. La communication est très importante.

PS : important, pensez à mettre quelqu’un dans la confidence et en cas de problème ou de maladie de le nommer responsable. Cela évitera bien des déceptions !

 

11. Le mot de la fin

À la fin de votre séminaire, demandez toujours à vos convives leur avis ! Vous pouvez le faire sous forme de questionnaire anonyme, de questions ouvertes …

Notez tous ces retours pour gagner en efficacité la prochaine fois 🙂

Quelques outils pour vous aider à récolter des avis : GoogleForms ou encore Typeform

Nous espérons que notre article vous a aidé dans l’organisation de votre séminaire, et n’hésitez pas si vous avez des remarques à nous en faire part ! Bon courage et bon séminaire !

À bientôt sur TCHEEN !