Le vendredi 26 avril 2024, l’équipe Tcheen a eu la chance d’être invitée à un super talk-show !

Cette invitation nous a permis de passer un moment agréable et utile permettant de mieux comprendre les Office Managers, un poste crucial dans de nombreuses entreprises ! On les nommera « OM » dans cet article.

Aujourd’hui, nous avons décidé de revenir sur cet événement pour vous faire part de notre ressenti et de ce que nous avons appris.

Le format choisi et l’objectif de cet événement ?

Il s’agissait d’un talk-show qui, pour rappel, est un temps de conversation entre un animateur et des invités sous la forme d’une alternance entre questions et réponses. Cela donne lieu à un échange fluide, vivant qui permet de présenter et de confronter les avis des invités sur des thématiques définies.

Pour les auditeurs, l’idée était d’en apprendre davantage à propos des OM, leurs préférences, ce qui les intéresse et au contraire, ce qui les repousse. Ainsi, mieux les connaître permet de mieux les aborder pour nouer des relations plus solides.

Qui participait à cet événement ?

Ce jour-là, une animatrice a mené cette émission avec brio en posant des questions pertinentes, précises et utiles pour les auditeurs. Cette dernière a veillé à équilibrer le temps de parole des différents invités pour que chacun puisse apporter sa pierre à l’édifice.

Il s’agissait de Mélissa Broguy, cheffe de projets chez Allyn, entité qui aide les entreprises à impact à gagner en visibilité.

Mélissa, également co-présidente de Boom, l’Association Nationale des Office Managers, était assez logiquement à l’origine de l’organisation de ce talk-show.

Elle a fait le choix d’inviter 4 professionnelles qui ont répondu présent ce jour-là :

• Joana di Palma, OM chez Bitdefender (solutions de cybersécurité)
• Laure Saintpierre, OM chez Yousign (signatures électroniques)
• Leysyan Zlobine, OM chez Skeepers (solutions marketing)
• Madline Poirot, OM chez Axis Communication (solutions de vidéosurveillance)

Des objectifs, préférences commerciales et attentes partagées par les 4 OM

Pour elles, l’objectif du poste est clair :

• Faire plaisir aux collaborateurs et leur donner le sourire
• Trouver de nouveaux prestataires de qualité
• Se réinventer pour proposer quelque chose d’innovant et original

Pour mener à bien ces missions, elles échangent avec de multiples interlocuteurs et des points de vigilance sont à noter !

• Le savoir-être des interlocuteurs

C’est un ensemble de qualités particulièrement appréciées des OM chez leurs interlocuteurs qu’elles sont amenées à côtoyer régulièrement. Elles donnent une importance particulière à la sympathie, la patience et l’empathie.

• La (re)connaissance du poste d’OM

Le quotidien d’un OM n’est pas toujours évident car sa valeur ajoutée n’est pas toujours clairement reconnue ni mise en avant.

Ainsi, elles accordent beaucoup d’intérêt aux interlocuteurs qui se mettent à leur place, qui comprennent le métier d’OM (leur rôle, leur quotidien…) et qui utilisent ces connaissances pour leur proposer des produits ou services qui répondent à un vrai besoin.

• L’importance des recommandations

Les OM bénéficient d’un réseau particulièrement établi (en partie grâce à BOOM) et ont donc facilement accès au feedback (ou retour d’expérience) de nombreux de leurs confrères et consœurs. La réussite des expériences passées joue donc un rôle primordial dans le choix de collaborer avec un nouveau prestataire.

• L’importance de la RSE

L’heure est à la prise de conscience et cela semble évident : la consommation de biens et services ne doit plus rimer avec destruction de la planète, bien au contraire ! Désormais, l’engagement environnemental et social des partenaires devient un véritable critère de sélection pour certains postes stratégiques comme les OM et c’est une très bonne nouvelle !

Des précisions sur leurs préférences ont été apportées par chacune d’elles :

💡 Les conseils de Madline, OM de Axis Communication et Joana, OM de Bitdefender pour les aborder du bon pied :

• Leur envoyer un seul mail complet, clair et personnalisé
• Elles n’y répondront pas forcément, mais le conserveront et l’exploiteront au moment idéal
• Des contacts répétés en peu de temps avec des manières similaires, ce n’est pas du tout une bonne idée

Elles nous ont aussi fait part de leurs attentes lorsqu’elles choisissent un prestataire sur la thématique événementielle.

Pour Madline, il faut :

• Pouvoir se décharger des responsabilités de l’organisation d’événement
• Pouvoir se reposer sur lui en cas de difficultés
• Proposer une prestation avec un fort aspect environnemental et/ou social

Pour Joana, le partenaire doit :

• Faire preuve d’écoute, être capable de s’adapter et de respecter le cahier des charges
• S’intéresser au projet pour proposer des prestations adaptées et personnalisées

💡 Les préférences de Laure, OM de Yousign :

• Échanger avec un interlocuteur dédié, réactif et de confiance
• Collaborer avec un professionnel qui fera l’effort de s’adapter à ses contraintes dans la proposition d’offre
• Les prestataires engagés dans une forte démarche environnementale

Elle s’est aussi aussi livrée à propos des éléments qui comptent pour elle lors de la sélection de prestataires sur la thématique de la restauration :

• La proposition d’un menu 100% végé
• La provenance des produits
• Les emballages et les contenants
• La gestion des déchets et la redistribution des restes
• La convivialité et le format de l’événement

💡 Leysyan, OM de Skeepers, apprécie :

• Les interlocuteurs qui présentent clairement et simplement leurs arguments et avantages concurrentiels
• Ceux qui feront l’effort d’entretenir une bonne relation, même en dehors des moments de collaboration
• Les collaborateurs patients quant à ses réponses qui peuvent être retardées par ses autres missions

Leysyan a particulièrement insisté sur l’importance qu’elle donne à l’interlocuteur avec qui elle collabore. Si les produits et services sont d’une extrême qualité, leur choix sera remis en cause par de mauvaises relations avec l’interlocuteur.

Le petit mot de fin :

Les Office Managers se distinguent nettement des autres cibles en raison de la nature unique de leur poste.

Contrairement aux Event Managers, aux Responsables Communication et autres, leur rôle englobe une multitude de responsabilités variées, allant de la gestion des fournitures de bureau à la coordination des services généraux. Leur emploi du temps est souvent serré, jonglant entre des tâches opérationnelles et administratives.

Ainsi, les aborder et échanger avec eux nécessite une approche différente et plus nuancée. Plutôt que de les approcher avec des offres génériques, il est primordial de comprendre leurs besoins spécifiques, leurs impératifs et de leur offrir des solutions sur mesure qui simplifient leur quotidien et améliorent l’atteinte de leurs objectifs. En adoptant une approche adaptée à leur fonction polyvalente, les professionnels du commerce peuvent établir des relations plus solides et durables avec ces acteurs clés !

Aujourd’hui, Tcheen propose une solution d’organisation d’événements écoresponsables clés en mains. Nous savons que chaque événement est unique et nous vous accompagnons pour créer l’événement qui vous ressemble, tout en respectant l’environnement.

On vous accompagne dans l’organisation de votre prochain événement ? À très vite sur [email protected] ! 💌