L’organisation d’un séminaire est une tâche complexe qui nécessite une planification minutieuse et une attention aux détails pour garantir que tout se déroule sans accroc. Chez Tcheen, nous avons récemment eu l’opportunité de travailler avec l’un de nos clients sur l’organisation d’un séminaire nature de trois jours pour 50 personnes près de Bordeaux. Cet article détaille ce cas pratique, en mettant en lumière les besoins du client, le choix du lieu et le déroulement de l’événement, ainsi que l’avis du client sur l’expérience globale.

Le besoin du client

Notre client nous a contactés avec des exigences spécifiques pour l’organisation de leur séminaire nature prévu du 26 juin au 28 juin 2024 à 1h de Bordeaux. Les besoins détaillés étaient les suivants :

• Hébergement : Une personne par chambre, pour assurer le confort et l’intimité de chaque participant.
• Installations : Une salle de réunion principale et des salles de sous-commission pour les petits groupes, permettant une flexibilité dans les formats de travail.
• Activités : Un équilibre entre le temps de travail et les activités de détente, avec la possibilité d’organiser des activités nautiques en sous-groupes, afin de favoriser la cohésion d’équipe et la relaxation.
• Repas : Un mix de repas assis et de cocktails pour varier les formats et offrir une expérience culinaire diversifiée.
• Soirées : Deux soirées festives, pour permettre aux participants de se détendre et de tisser des liens dans un cadre informel.

Le choix d’un lieu idéal

Pour répondre aux besoins du client, nous avons choisi un lieu situé près du Bassin d’Arcachon, dans un cadre idyllique de 19 hectares de forêts, à proximité des plages naturelles. Le site se distingue par son confort et son équipement. Il offre un hébergement tout confort dans des cottages spacieux, chacun équipé pour assurer le maximum de confort et de tranquillité. Les cottages sont bien aménagés, avec toutes les commodités nécessaires pour un séjour agréable.

Nichée au cœur de l’un des plus beaux paysages de la Gironde, cette destination offre un cadre naturel et serein propice à la concentration et à la détente. La proximité avec les plages naturelles du bassin d’Arcachon ajoute une dimension supplémentaire de charme et de relaxation.

Le site dispose de plusieurs salles de réunion modulables pouvant accueillir de 20 à 200 personnes selon les configurations souhaitées. Ces salles disposent de matériels audiovisuels modernes et offrent une connexion Internet haut débit, garantissant ainsi des conditions de travail optimales. Cette flexibilité permet d’organiser des sessions plénières ainsi que des ateliers en petits groupes.

La restauration est un autre point fort de ce lieu. Il est réputé pour sa cuisine créative basée sur les produits du terroir, particulièrement les spécialités de la mer. Nous avons planifié un mix de repas assis et de cocktails pour offrir une variété culinaire tout au long du séjour. Les chefs élaborent les menus en fonction des saisons et des produits locaux, assurant une expérience gastronomique unique.

Le site adhère à des normes strictes de respect de l’environnement, cherchant à minimiser son impact écologique. Cet engagement se traduit par des pratiques durables dans la gestion des ressources et des déchets.

Le déroulé du séminaire

Pour répondre au besoin d’un équilibre entre le travail et la détente, nous avons soigneusement organisé les journées. Les participants ont, en effet, consacré les matinées aux sessions de travail dans les différentes salles de réunion. Ces sessions permettaient de couvrir les principaux objectifs du séminaire dans un environnement professionnel et équipé.

Les après-midi étaient consacrées aux activités de détente. Pour favoriser la cohésion d’équipe, des activités nautiques de teambuilding étaient aussi inclus dans le programme de ce séminaire. Ces activités offraient aussi des moments de relaxation bien mérités après les sessions de travail.

Nous avons spécialement planifié les soirées pour offrir des moments de convivialité et de détente. Ces soirées ont permis aux participants de se détendre et de socialiser dans une ambiance conviviale et festive. En effet, les participants ont beaucoup apprécié ces moments pour leur ambiance détendue, ce qui leur a permis de tisser des liens plus personnels.

Le mot de la fin

L’organisation de ce séminaire nature près de Bordeaux a été un véritable succès !

Cet événement témoigne de notre engagement à offrir des expériences exceptionnelles et personnalisées pour chaque client. Chez Tcheen, nous mettons un point d’honneur à fournir des services de qualité en organisant vos événements respectueux de l’environnement.

Pour plus d’informations sur nos services ou pour organiser votre prochain événement, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et pour vous aider à planifier votre séminaire parfait. Notre équipe expérimentée se fera un plaisir de vous accompagner à chaque étape de votre projet !