Vous cherchez à organiser un séminaire d’entreprise à quelques minutes de Paris ? On vous montre comment faire !

Un séminaire annuel est toujours un moment singulier pour une entreprise. Il permet dès le début d’année de rassembler des collaborateurs, qui parfois viennent des quatre coins de la France ou du monde. Le but est de travailler sur les sujets de l’année à venir, mais aussi dans l’objectif d’assurer les bons rapports de cohésion, d’entraide et de sympathie entre les salariés.

Cependant, l’organisation d’un tel séminaire peut s’avérer compliquée : la recherche et la gestion des différents prestataires tant sur les aspects logistiques que financiers (différentes politiques de facturation…), assurer le transport des participants, choisir un lieu qui conviendra aux besoins logistiques, planifier le programme…

Heureusement Tcheen est là ! On vous montre comment on a épaulé notre client dans ce super projet ? 😊

Le contexte :

L’objectif de ce séminaire était de retrouver de la cohésion d’équipe, exposer les résultats 2023 et surtout construire 2024 ensemble. Un des sujets majeurs de ce client étant de déployer sa future stratégie RSE. Il était donc obligatoire pour eux d’inscrire leur événement dans cette mouvance. Par ailleurs, nos grandes contraintes étaient :

• Le respect du budget alloué, diminué par rapport aux années précédentes
• La grande capacité nécessaire (300 personnes en chambres individuelles)
• Trouver et coordonner l’ensemble des prestataires

Tout d’abord, trouver le lieu idéal pour un séminaire d’entreprise près de Paris !

Pour répondre à la demande de nos clients, nous avons dû dans un premier temps trouver un lieu capable d’accueillir 300 personnes en chambres individuelles près de Paris. Nos clients ne nous ont pas imposé de zone géographique, nous avons donc recherché des lieux sur toute la France qui correspondaient à l’esprit « haut de gamme » recherché.

Bien que nous puissions proposer des lieux partout en France, ces derniers devaient tout de même être facilement accessibles (en train…). Non seulement les lieux proposés devaient disposer de 300 chambres individuelles pour accueillir le groupe, mais ils devaient également avoir une salle capable d’accueillir tout le groupe pour des réunions en plénière.

Dès lors, nous avons pu, dès la semaine suivante, faire une trois propositions aux équipes en charge de l’organisation du séminaire avec trois lieux bien différents : un château au sud de Paris, parfait pour un séminaire ressourçant tout en profitant du charme de la vie de château ! En guise de seconde proposition, nous avons proposé un « package maison » avec un séminaire articulé à Bordeaux dans des établissements emblématiques de la ville. Enfin, pour troisième option, nous avons proposé à nos clients un superbe domaine créé et pensé pour l’accueil de grands groupes et de séminaires d’entreprise à seulement 1h20 de Paris. C’est cette dernière qui a conquis notre client !

En effet, ce domaine au vert à moins de 100 kilomètres de Paris avait tout pour plaire à nos clients : des chambres individuelles confortables, une cuisine élaborée avec des produits locaux et de saison, des espaces optimisés pour les moments de travail ainsi que des espaces extérieurs arborés ! 🌳 De plus, ce lieu place son engagement environnemental au cœur de son activité grâce à des actions concrètes ! De la cuisine, à l’entretien du parc, à la collecte et au recyclage des déchets, ce lieu met en œuvre une politique complète en faveur des enjeux environnementaux.

Ensuite, établir le programme du séminaire.

Maintenant que le choix du lieu est arrêté, il nous a fallu établir le programme de ce séminaire qui devait allier moments de travail et cohésion des équipes.

À leur arrivée le mardi, le groupe a pu partager un accueil café avant de se diriger vers la salle plénière pour une première réunion. Après un déjeuner, l’après-midi était consacrée à des ateliers de travail en groupe suivis d’un temps libre, du dîner et d’une soirée.

Après une nuit en chambre individuelle, chaque participant a pu, le lendemain, déguster un petit-déjeuner assuré par le lieu. Par la suite, le groupe a pu participer une activité originale : l’initiation à la Batucada !

La Batucada est un genre musical brésilien, dont le rythme des percussions accompagne généralement la Samba. Cette activité mêle cohésion du groupe et sport. En effet, l’animation est très énergique et permet donc aux participants de se défouler et de se relâcher. Acteur ou spectateur, cette activité est un véritable spectacle et est appréciée par les participants ou ceux qui regardent !

À la suite de cette animation, le groupe a rejoint la salle plénière pour un discours de clôture et de remerciements. Après quoi, ils ont pu partager un dernier repas tous ensemble avant de quitter le domaine en début d’après-midi.

Pour être cohérents avec la demande de nos clients et imprégner ce séminaire de nos valeurs, nous avions à cœur de mettre en œuvre des solutions pratiques. Notre objectif était de garantir un événement original et respectueux. Pour cela, nous avons agi sur plusieurs thématiques :

• Transport : Mise en place d’une solution de covoiturage pour les participants. Aussi, une navette a été mise à disposition depuis Paris et a permis de transporter une cinquantaine de passagers.

• Lieu : Choix d’un lieu écoresponsable, ce dernier est labellisé Biorismo

• Restauration : Proposition d’alternatives végétariennes

• Goodies : Choix d’un cadeau utile, réutilisable et surtout fabriqué localement ! Découvrez ci-dessous les magnifiques gourdes de notre partenaire !

• Activité : Choix d’un prestataire ayant permis un moment de rencontre, d’échanges, de cohésion tout en partageant et en promouvant la culture Brésilienne !

Le mot de la fin :

Au cours de ce séminaire, les participants ont pu partager des moments privilégiés qui ont contribué à renforcer leur engagement. En effet, ils ont pu réfléchir en groupe sur des sujets importants pour l’entreprise. Ils ont aussi pu partager des moments ludiques et détendus, propices à accentuer la cohésion entre les équipes.

Les équipes en charge de l’élaboration du séminaire ont par ailleurs tenu à nous remercier pour l’organisation de celui-ci : « Encore merci pour votre accompagnement pour ce séminaire ; ce séminaire a été, je pense, un succès pour les collaborateurs et également pour la Direction ».

Nous tenons, nous aussi, à remercier notre client pour sa confiance. Nous avons réellement apprécié travailler sur ce beau projet et organiser ce séminaire au vert, près de Paris ! Toute l’équipe remercie aussi nos super prestataires pour leur professionnalisme.

Si vous (ou votre entreprise) avez pour projet d’organiser un événement prochainement, nous serions ravis de vous épauler ! N’hésitez pas à nous communiquer votre brief juste ici ou à nous envoyer un mail à [email protected] ! Nous nous tenons prêts à vous accompagner dans la réalisation de vos événements !

À très vite sur Tcheen ! 🌱