Fêter son anniversaire ou l’anniversaire d’un proche, c’est déjà un super moment. Mais imaginez un anniversaire surprise ! Chez Tcheen, nous vous aidons avec vos problématiques liées à l’événementiel. Et aujourd’hui, nous vous dévoilons nos astuces pour organiser et préparer un anniversaire surprise sans se faire repérer. Mode agent secret pour une birthday party enclenché !
Organiser un anniversaire surprise, première étape : préparer le plan secret !
Pour organiser un anniversaire surprise, il y a deux règles : la première, il s’agit d’un anniversaire, donc il faut penser à tous les éléments comme les activités, la décoration, le repas, la salle, le gâteau, les invités… et tout cela en amont. La seconde règle, c’est une surprise ! Alors, l’invité d’honneur, celui qui fête une année de plus en ce monde, ne doit pas être mis au courant. C’est là que vos talents d’acteur et ceux des convives vont être importants !
La première étape consiste donc à réfléchir, au moins un mois avant, à un plan d’attaque. Formez une équipe pour mettre au point cette soirée d’anniversaire. Vous pouvez vous entourer de ses amis, de sa famille, de son / sa conjoint(e). Le tout est de bien mettre toutes les personnes dans le coup au courant : personne ne doit dévoiler ce secret ou faire des allusions à la personne concernée.
Tous ensemble, commencez par définir le jour et l’heure. Bien sûr, assurez-vous que la personne pour qui vous organisez cette fête soit disponible ce jour-là. Ensuite, préparez un scénario de faux rendez-vous que vous proposerez à la personne d’honneur. Par exemple, prétextez avoir besoin d’elle pour un devoir, un projet. Ou bien, tout simplement, dites-lui que vous passerez son anniversaire ensemble au restaurant en lui donnant rendez-vous sur les lieux de la soirée. Vous pouvez même lui indiquer un dress code sans vous faire choper !
Dressez en suite la liste des invités. Quelles personnes voudrait-elle voir à son anniversaire ? Posez-vous la question avant d’inviter qui que ce soit. En suite, constituez vos invitations sur Canva et envoyez-les par mail, au moins trois semaines avant la soirée.
Étape deux de l’anniversaire surprise : penser les activités, le lieu, prestations, mobiliers, décorations et le repas…
Un anniversaire surprise ne s’improvise pas. Vous devez évaluer votre budget avant de faire vos planifications et réservations. Sachez par exemple que faire une soirée surprise à la maison vous coûtera moins cher et vous avez une excuse en béton pour faire venir l’intéressé chez vous (partir ensemble au restaurant, faire une soirée à la maison, regarder un film, donner quelque chose, travailler sur un projet…). Si vous choisissez de le faire chez vous, il est dans votre intérêt de choisir la maison la plus grande pour accueillir tout le monde et vos prestataires.
Si vous choisissez de louer une salle, sachez que cela a un coût plus conséquent à raison de minimum 120 euros les 10 heures de location (temps quasi obligatoire quand on veut tout mettre en place l’après-midi et faire sa soirée le soir).
Pour trouver la salle de réception de vos rêves pour une soirée d’anniversaire au top, consultez nos offres que vous pouvez mixer avec d’autres prestations (traiteurs, foodtrucks, services photo, serveurs, babysitters, services musique et lumières…).
Une fois que vous avez trouvé le lieu, il faut penser aux activités, décorations, etc. Définissez en amont l’ambiance que vous souhaitez donner à la soirée. Est-ce que vous voulez une soirée d’anniversaire chic ? Dans ce cas, optez pour de grandes tables et un bar avec des serveurs bien habillés. Vous voulez un anniversaire plus bohème ? Optez pour les foodtrucks et les stands. Vous pouvez aussi opter pour un anniversaire surprise en extérieur en louant des tentes de réception ! C’est chic et ça fera la différence !
Pour les activités, pensez à créer ensemble un planning précis, par exemple :
Préparation de la salle à 11 h. Préparation de l’apéritif, du repas, mise en place des prestataires à 15 h. Arrivée des invités à 19 h. Arrivée de votre ami à 19 h 30. Apéritif de 19 h à 20 h. Repas et animations culinaires de 20 h à 21 h. Gâteau et chant d’anniversaire à 21 h 30 après avoir débarrassé. Ouverture des cadeaux juste après. Dégustation du gâteau et du champagne en suivant. Séance diaporama à 22 h 30. Ouverture de la piste de danse en musique à 23 h. Fin de la soirée aux alentours d’1 h du matin. Sessions photos avec un photographe pendant toute la soirée.
Surprise et bonne ambiance garanties !
Pour les décorations, pareil, définissez le budget. Pour les prestations aussi. Vous pouvez acheter et faire vous-même, ou bien louer pour une soirée ! Surtout, réservez et achetez en toute discrétion ! Et stockez votre matériel dans un endroit sûr. Vous aimerez peut-être des banderoles lumineuses pour votre soirée d’anniversaire, ou encore des projecteurs pour la lumière sur la piste de danse. Il vous faudra aussi très certainement des tables ! Heureusement, sur Tcheen, nous avons à disposition tout ce que vous avez besoin à la location.
Pour le repas, soit vous pensez pouvoir le faire vous-même, et dans ce cas, nous avons préparé un e-book de recettes estivales à télécharger qui pourra vous donner de l’inspiration. Soit, vous optez pour un traiteur, un cuisinier, ou bien un animateur culinaire. Encore une fois, nous en avons beaucoup à proposer. De plus, il est possible de choisir des menus végétariens, des boissons véganes, des boissons ou repas bios, avec des produits frais, et surtout des plats faits en France et en accord avec notre éthique. On peut choisir de la nourriture plutôt européenne, de la nourriture épicée, et bien évidemment de la haute gamme en matière d’apéritif ou de dessert.
Voici une liste des éléments à ne pas oublier pour une fête d’anniversaire réussie et moins chère :
Des tables et assises pour vos convives
Des couverts, verres réutilisables, serviettes en tissu, assiettes pour entrée, plat et dessert (dans cette optique, n’oubliez pas qu’il faut connaître le nombre exact de personnes qui seront présentes via leurs réponses afin de ne pas faire de gaspillage de vaisselle et de nourriture)
Un buffet, stand, ou foodtruck si vous souhaitez que chaque invité se serve par lui-même, au moins pour l’apéro !
Des nappes réutilisables pour vos tables et buffets
Des décorations et services de lumières : bandes lumineuses, lampes, projecteurs, guirlandes, un projecteur et une toile pour le diaporama si vous voulez en faire un
Un ordinateur portable pour le diaporama et pour la musique
Des enceintes pour la musique ou un DJ, envisagez les services sons et lumières pour moins de dépenses !
Des confettis naturels tels que des fleurs séchés, des bulles de savon ou des plantes
Il faudra bien sûr une cuisine spacieuse pour que les traiteurs (ou vous) puissent préparer les repas
Un centre de la pièce dégagé pour la piste de danse. Songez-y lorsque vous prévoirez la disposition des mobiliers dans la salle.
Un service photographie : photographes, bornes photo, photobooths…
Un service babysitter si besoin pour garder les enfants
Faites appel si besoin à plusieurs traiteurs. Un pour le gâteau, un pour le repas, un pour l’apéro, un pour les boissons pétillantes, un pour les boissons sans alcool et cocktails…
Des poubelles de tri pour vos déchets
Des bougies naturelles pour le gâteau
Du tissu pour emballer vos cadeaux avec la méthode Furoshiki
Un grand salon, un grand espace, une salle de réception, un jardin…
Après avoir passé en revue tout ce que vous voulez pour cet anniversaire surprise, faites vos réservations ! Pour payer ce superbe anniversaire surprise, vous pouvez aussi vous tourner vers les autres convives et monter une cagnotte en ligne. Faites-leur part de cette idée en leur donnant le lien de la cagnotte pour email au moment où vous envoyez vos invitations ! Leetchi par exemple est très bien pour une cagnotte online !
Anniversaire surprise : qu’est-ce qu’on fait le jour J ?
Tout le monde est prêt, c’est le jour J, il va falloir tout mettre en place pour votre soirée ! Vérifiez chaque détail en suivant votre planning et votre liste de prestations et objets achetés pour l’occasion. Envoyez un message à tous les invités, si possible, pour leur rappeler l’heure et le lieu de l’événement. Allez au plus tôt sur le lieu de réception, avec vos partenaires et vos prestataires, pour commencer à décorer, mettre les tables, les couverts, faire les installations des lumières, du son, faire les tests sonores et de vos projecteurs… Mettez en place vos traiteurs pour que tout soit parfait !
Et voilà ! Vous savez comment organiser un anniversaire surprise sans vous faire repérer ! Réagissez sur nos réseaux sociaux avec le hashtag #AnnivAvecTcheen ou sur notre adresse email [email protected] !
