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Comment organiser comme il faut une soirée ou un événement d'entreprise ? 🎉

Ecrit le 28 mai 2021 par Julie

Vous êtes l'heureux(se) élu(e) de l'organisation de la prochaine soirée de votre entreprise : et ça, ce n'est pas rien !

Maintenant, il faut transformer l'opportunité ! C'est-à-dire qu'il faut que vous organisiez une super soirée dont tout le monde se souviendra afin de devenir une vraie star ;)

 

Vous avez de la chance, sur TCHEEN, on adore briller ! ;)

Planifier un événement en entreprise peut permettre de se rapprocher de ses collaborateurs, d’insuffler une nouvelle ambiance de travail, de rencontrer plus facilement et naturellement des partenaires commerciaux que vous n’avez pas l’habitude de côtoyer quotidiennement. Cela peut permettre aussi de provoquer de nouvelles rencontres et ainsi d'ouvrir de nouvelles opportunités à vos collaborateurs !

 

En bref, c’est un bon moyen de garder des relations saines avec toutes les parties prenantes d’une entreprise et fidéliser ses collaborateurs.

Mais attention ce n’est pas quelque chose à prendre à la légère, cela requiert du temps, de l’organisation et cela représente un coût réel ! Il faut donc analyser et planifier correctement chacune des étapes que vous voudrez réaliser pour votre événement !

 

 

Soirée entre collègues

Connaître les objectifs

Dans un premier temps il est essentiel de planifier des objectifs, c’est-à-dire pourquoi cet événement et dans quel but, cela va vous permettre d’axer vos recherches vers l’essentiel. Cela peut être une manière de remercier les collaborateurs, suite à une très bonne saison ou encore d’instaurer une ambiance plus amicale au sein de votre entité.

 

En fonction du but et de l’objectif de l’événement vous ne le préparerez pas de la même façon. C’est pourquoi il est important de déterminer qui sera la cible de votre événement en amont.

 

 

 

Déterminer la nature de l’événement

Maintenant que vous savez pourquoi vous voulez organiser votre événement, il faut maintenant déterminer comment. En effet, si vous voulez rencontrer des partenaires potentiels, il serait judicieux d’axer votre recherche autour d’une conférence, d’une présentation, d’un discours… Cependant, si vous voulez renforcer les liens internes de l’entreprise et se faire rencontrer différents services, il est plus profitable de choisir la forme d’un cocktail, d’un repas ou d’une activité collective.

 

Une fois que vous aurez déterminé la forme de votre événement, il faut maintenant s’atteler à la sélection des invités, si votre choix s’axe autour d’une conférence, inviter un professionnel qui connaît le sujet peut être un bon point… Il faudra donc trouver un sujet pertinent qui puisse intéresser et plaire à la majorité des acteurs externes (si vous en invitez il serait mieux qu’ils soient concernés par le sujet en question) et internes à votre entreprise.

 

Maintenant que vous avez pensé à tout cela, prévoyez un budget qui puisse répondre à votre demande, il est important de prendre en compte chacune des dépenses afin de rester toujours dans le plus utile et l’essentiel.

 

 

Journée sport entre collègues

Choisir le bon moment

Vous choisirez le lieu en fonction de la nature et des objectifs de l’événement : une conférence se fera sûrement en intérieur dans une salle pouvant contenir tous les invités, un séminaire sera réalisé hors du milieu professionnel, etc.

 

En fonction de la saison, vous pourrez choisir des prestataires thématiques, proposant par exemple des activités barbecue ou raclette !

 

Nous vous conseillons de préparer un planning précis d’organisation, renseignant ce qui doit être fait au moment précis, cela va vous permettre de parer des éventualités et des contre-temps.

 

Il est aussi judicieux de faire une liste des différents scénarios et aléas qui puissent vous arriver pour prévoir et réagir correctement si celui-ci se produit.

 

 

 

Choisir le mode d’organisation

Si vous avez déterminé le type d’événement que vous souhaiteriez organiser il faut maintenant choisir entre organiser votre événement vous-même ou faire appel à un organisme spécialisé dans l'événementiel.

 

Faire appel ou non à un organisme spécialisé -comme une agence événementielle- peut dépendre de la taille de votre entreprise et de vos moyens, si vous avez une petite structure, vous vous orienterez sûrement vers une organisation Do It Yourself.

 

Si vous choisissez donc d’organiser votre événement vous-même, il est évident que l'organisation sera chronophage. Il vous faudra trouver tous les acteurs et matériels nécessaires à votre événement : mobilier et installations, boissons, nourriture, interventions…

 

Pas de panique, vous êtes sur le bon site !

 

 

Travail d'équipe

Concrétiser l’événement !

Une fois que vous avez réfléchi sur la manière de faire, il faut y travailler plus concrètement, il faut veiller sur l’organisation et même durant l’événement être prêt à répondre à chacune des éventualités qui puisse arriver. Vous devez donc bien vous préparer en amont et ne pas vous précipiter, afin d’éviter d’éventuels dérapages.

 

Afin de sécuriser le bon déroulé de l'événement et en profiter, vous pouvez vous reposer sur nos équipes de serveurs et maîtres d'hôtels professionnels ! Découvrez nos équipes juste ici

 

Quelles sont les différentes solutions pour organiser une soirée d'entreprise ?

Vous pouvez choisir d'organiser vous-même votre soirée, ou bien mandater une agence événementielle. La deuxième option représente bien évidemment un certain budget ... Et puis, c'est quand même beaucoup moins rigolo ;)

Vous avez pleins d'idées en tête, mais vous ne savez pas exactement par où commencer ? Vous souhaiteriez trouver des prestations originales, décalées, ayant beaucoup de style pour en mettre plein les yeux à tous vos collègues !

3, 2, 1, 0 : décollage sur la planète TCHEEN ! C'est parti, préparez-vous à leur faire passer une soirée de fou ! 🎉

 

 

Fête entre collègues

Comment organiser une soirée qui plaise à tout le monde ?

Tout d'abord, il est très important que vous vous mettiez en tête qu'un événement quel qu'il soit : cocktail, lancement produit, vernissage, soirée de rentrée, fête de noël, fête de CE, ou journée du sport ne pourra jamais, ou presque jamais, plaire à tout le monde.

Pour commencer, sachez que vous mettez toutes les chances de votre côté en vous penchant sur le sujet et en vous posant tout simplement cette question : "comment organiser une soirée d'entreprise ?". Y réfléchir posément est la bonne option, car cela ne s'improvise pas.

Comme pour tout projet, vous devez définir un cadre, pour cela vous pouvez découvrir d'autres articles de notre blog sur le thème "organisation d'une soirée". Vous y apprendrez comment choisir le lieu, vous découvrirez les outils de l'organisation d'une soirée, etc. Comme pour tout projet, vous devez récolter les attentes liées à ce projet ainsi que le budget alloué pour le respecter.

 

 

Les attentes vis-à-vis de l'organisation d'une soirée peuvent être multiples :

  • Célébrer un moment fort de l'année comme Halloween, le début d'une nouvelle année ou encore les vacances d'été

  • Récompenser les équipes, comme "une pause bien méritée" après une période compliquée

  • Communiquer sur une nouvelle identité de marque, de nouvelles valeurs

  • Réunir les salariés après un moment difficile comme la crise du COVID-19

 

La très bonne nouvelle du jour, c'est que vous êtes sur le bon site pour découvrir comment organiser une soirée vous-même, sans agence événementielle et surtout, sans stress et sans prise de tête ! Allez c'est parti, on vous explique comment, concrètement, organiser une soirée à votre image et tout en respectant le budget fixé.

 

 

Journée teambuilding entre collègues

Organiser soi-même son événement sur TCHEEN

Rassurez-vous, avec TCHEEN tout va très bien se passer ! Organiser une soirée cool, le plus respectueux de l'environnement possible et dont tout le monde se souviendra pendant très, très longtemps c'est justement notre expertise ! Que vous êtes chanceuse aujourd'hui Lola, très chanceuse !

 

Sur TCHEEN, vous avez deux solutions pour organiser une super soirée d'entreprise ! Et rassurez-vous, ça n'a rien de compliqué, c'est même très facile !

 

Solution 1 : vous souhaitez effectuer vos recherches en toute autonomie

Allez, on vous explique comment vous y prendre !

  1. Sur la page d'accueil de TCHEEN, remplissez les critères de votre recherche, puis cliquez sur "Valider".

  2. Ensuite, vous n'avez qu'à naviguer entre les différentes catégories de prestataires : lieu, nourriture et boisson, mobilier et déco et service, vous pouvez vous aider de la carte pour une navigation facilitée.

  3. Lorsque vous avez repéré plusieurs prestataires qui vous semblent intéressant, ajoutez les à vos favoris.

  4. Pour aller plus loin, créez un événement "soirée de fou" pour enregistrer les prestations de votre choix : cela signifie que vous avez effectué un devis par prestation.

    Astuce : vous pouvez créer plusieurs événements pour visualiser plus facilement plusieurs versions de votre soirée d'entreprise.

  5. Enfin, vous pouvez entrer en contact avec les prestataires, affiner les devis et réserver !

 

 

Solution 2 : un peu d'aide ne serait pas de refus ...

Vous ne pensez pas avoir suffisamment de temps à consacrer à la recherche d'inspiration, d'idées et de prestataires ? Ce n'est pas un problème ! Nos équipes vous accompagnent gratuitement dans la recherche de prestataires événementiels :

  1. Sur la page d'accueil de TCHEEN, cliquez sur "Vous manquez de temps ?"

  2. Répondez à l'ensemble des questions : soyez le plus précis(e) possible afin que nous puissions vous proposer des devis vraiment en phase avec vos attentes

  3. Envoyez-nous votre demande en cliquant sur "C'est parti !"

  4. Sous 48 h, recevez notre proposition de devis correspondant à votre demande

Vous avez maintenant l'ensemble des cartes en main ! Allez, pour réserver des prestations sur TCHEEN c'est par ici. À vous de jouer ! ;)

 

Animation d'événement : petite cariole

Crédit photo :

https://www.pinterest.fr/pin/652388696008381525/?nic_v2=1a4I2TQDq


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