Cas pratique : Organisation d'une soirée type "fête d'été"

Alors que l'été approche à grands pas et que les festivités estivales se profilent, nous vous proposons de découvrir le cas pratique d'une entreprise pharmaceutique bretonne, qui a choisi Tcheen pour organiser sa soirée de l'été en Bretagne.

Après une première prise de contact et lors d'un échange avec Julie, Vincent et Natacha, nos interlocuteurs au sein de l'entreprise, ont pu nous confier leurs besoins pour cette soirée.

Le contexte :

Pour cet événement, 130 à 150 personnes étaient attendues, il s'agissait principalement des salariés de l'usine bretonne située dans le Morbihan.

Concernant la date, la soirée devait avoir lieu initialement un jeudi de juin, par la suite, la date du jeudi 6 juin a été validée par les équipes en charge de l'organisation de l'événement. Lors de cette soirée, les participants étaient réunis de 18h à environ minuit dans un format convivial. En effet, le thème "fête foraine" a été retenu par l'entreprise, garantissant ainsi une ambiance festive et chaleureuse.

Pour le lieu de la réception, il était important que celui-ci soit proche de l'usine, à une quinzaine de minutes maximum, et en plein air. Nous devions, bien évidemment, trouver un lieu pouvant assurer une solution de repli en intérieur en cas de conditions météo compliquées.

En plus de trouver le lieu idéal, nous avions pour mission de présenter à notre client une sélection de prestataires pour la restauration et les boissons.

La quête du lieu idéal :

Pour assurer la réussite d'un événement, le choix du lieu est crucial ! Pour cet événement, nous avons directement pensé à l'un de nos prestataires qui, géographiquement, correspondait au besoin de l'entreprise.

En effet, ce lieu de charme dispose d'une verrière de 300 m² au cœur d'un vaste espace vert. Cette verrière est tout équipée, avec éclairages et mobiliers. Cette somptueuse verrière offrait également une vue imprenable sur la prairie et le manoir, ajoutant ainsi ajoute une touche d'élégance à l'événement.

Ce qui rend ce lieu vraiment séduisant, c'est qu'il s'adapte parfaitement au thème de l'événement grâce à ses espaces extérieurs.

Et pour la restauration ?

Pour garantir un événement mémorable aux collaborateurs de cette entreprise, il a fallu sélectionner des traiteurs originaux qui pouvaient garantir une ambiance festive et chaleureuse. Ainsi, nous avions proposé deux foodtrucks. Le premier était spécialisé dans les crêpes salées et sucrées, le second dans des burgers originaux. Ces deux prestataires proposent une cuisine bio, faite maison, à partir de produits locaux.

Outre ces deux foodtrucks, nous avons aussi proposé deux autres traiteurs, dont la cuisine est aussi spectaculaire que délicieuse puisqu'il s'agissait d'une animation brasero. En effet, le brasero apporte un aspect convivial et sympathique.

C'est d'ailleurs vers l'un de ces deux prestataires que l'entreprise a souhaité se tourner, conquis à l'idée de déguster de délicieuses viandes tendres et poissons frais dans une ambiance chaleureuse.

Pour les boissons :

Pour les boissons aussi, nous tenions à ne pas sortir du thème souhaité par l'entreprise. Ainsi, nous avions à cœur de proposer des boissons simples, appréciées par le plus grand nombre, et cela, toujours dans un cadre convivial et respectueux du thème "fête foraine" souhaité par les équipes.

Pour cela, nous avons choisi de proposer un beer truck original et sympathique. À bord de ce bar ambulant étaient servies une sélection de bières artisanales bretonnes, ainsi qu'une sélection de vins et de boissons non alcoolisées, comme des eaux et des jus de fruits artisanaux. Cette initiative a permis à tous les participants de savourer une large variété de boissons de qualité !

Une soirée réussie, à quel prix ?

Pour l'organisation de cette soirée, notre client a choisi d'opter pour l'accompagnement "Essentiel". Il s'agit de l'une de nos formules d'accompagnement, qui permet notamment de nous déléguer la gestion administrative des réservations et d'obtenir ainsi une facturation unique au nom de Tcheen.

Lors de cet événement avec 150 collaborateurs, nous avons veillé à proposer une expérience mémorable tout en respectant les limites budgétaires de notre client. Nous avons réussi à réserver le lieu, à organiser les services traiteur et de boissons, pour moins de 75€ HT par personne (frais d'accompagnement Tcheen inclus). Cette réalisation est d'autant plus significative qu'elle reste largement en dessous du budget maximal initialement envisagé par notre client !

Le mot de la fin :

Chez Tcheen, nous sommes heureux de participer à l'élaboration de vos événements respectueux de l'environnement. Nous sommes fermement convaincus que chacun d'eux, qu'il soit professionnel ou personnel, peut contribuer positivement à la durabilité du secteur événementiel.

Toute l'équipe de Tcheen tient à remercier chaleureusement notre client pour sa confiance lors de cette première collaboration, mais aussi les différents prestataires sélectionnés pour la qualité de leurs prestations, leur professionnalisme et leur confiance !

Si vous aussi, vous envisagez d'organiser prochainement un événement professionnel adapté aux enjeux RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), nous sommes là pour vous accompagner ! N'hésitez pas à nous contacter à bonjour@tcheen.com ou à nous transmettre vos besoins juste ici !

À bientôt sur Tcheen ! 💚